Der er forskel på at koordinere en mindre konference eller seminar på AAU i forhold til en stor international konference. Når man planlægger at afholde en konference, er det vigtigt fra begyndelsen at få fastsat datoen og booket lokaler eller fundet et sted i byen til afholdelsen.

Inden man går i gang, bør man tjekke, om der allerede afvikles store konferencer i byen på samme tid, så man undgår, at alle byens hoteller er optagede i den ønskede periode. Dette kan Destination NORD & Partners A/S (tidligere kaldet VisitAalborg) hjælpe med at afklare, og man kan også tjekke i AAU's egen arrangementskalender. Samtidig bør man undersøge, om der på samme tidspunkt afholdes ”konkurrerende” konferencer andre steder i verden.

Hvis en stor international konference skal trækkes hjem til AAU, kan Destination NORD & Partners A/S være behjælpelig med vejledning og udarbejdelse af bidding materiale. Destination NORD & Partners A/S yder også forskellige ydelser i forbindelse med afholdelse af konference, både gratis og med betaling.