Afsæt tid til at evaluere efter kongressen, evt. ved et seminar:

• Opfyldte arrangementet målene, formål og succeskriterier (jf. projektplanen)?
• Hvad var hovedårsagerne til resultaterne/successen/fiaskoen?
• Hvad virkerede?
• Hvad kunne finpudses?
• Hvilke leverandører kan bruges igen/anbefales?
• Hvilke aktiviteter manglede på tjeklisten?
• Hvad ville vi gerne have vidst?

Evaluering af talere bør foregå i på forhånd udarbejdede evalueringsskemaer, som deltagerne udfylder hurtigt efter, indlægget er slut. Hvis der går for lang tid, glemmer deltagerne måske, hvordan indlægget egentlig var. Skemaerne bør være korte og præcise, for erfaringen viser, at det får flest mulige til at respondere. Hav et system parat til at håndtere evalueringsskemaer, fx et regneark eller en database på stedet, som resultaterne kan tastes ind i. På den måde kan en frisk analyse ligge klar, så snart det sidste svarskema er tastet ind. Der findes også systemer, hvor deltagerne kan foretage en elektronisk evaluering umiddelbart efter et indlæg eller programpunkt.

Efterfølgende evaluering af kongressen som helhed kan foregå via kongressens hjemmeside, når kongressens er slut. Det kan ligeledes være, at der er en standard evalueringsprocedure fastsat af foreningen bag kongressen, som skal følges. Evalueringen skal afspejle både den faglige del af kongressen og de mere praktiske forhold: modtagelse, indkvartering, forplejning, sociale aktiviteter m.m. Samarbejder du med Aalborg Convention Bureau, kan de hjælpe med udarbejdelse og udsendelse af spørgeskemaet.

Hvilke procedurer fungerede godt? Og hvilke procedurer var mindre gode? Blev diverse budgetter overholdt? Var der styr på rollefordelingen, ansvarsområder og kommunikationen?
Foretag en evaluering af hele projektforløbet. Visse kongresser har en formaliseret proces for intern evaluering med punkter, der skal besvares i en afrapportering til foreningen eller organisationen bag kongressen.

En skriftlig dokumentation og erfaringsopsamling er guld værd for nuværende og kommende kolleger, der sidder i samme arrangørsituation.

Er der sket skade på genstande eller personer i forbindelse med kongressen, som eventuelt kan være forbundet med forsikringsmæssige erstatningssager, kan beløbet med fordel hensættes til tab indtil sagen er afgjort, så regnskabet kan afsluttes.

Hav en procedure parat, hvis der opstår klagesager. Har du selv grund til at klage over en leverandør, skal din klage fremsættes med det samme og helst inden det økonomiske mellemværende er afklaret. Dels drejer det sig om ikke at miste retten til erstatning, og dels giver du mulighed for, at leverandøren kan give dig kompensation.

Regnskabet skal afsluttes, og hvis der er udeståender med deltagere eller udstillere, som skylder jer penge, skal gælden inddrives, ligesom de sidste regninger skal betales.

Det er ikke ualmindeligt, at der skal lægges et større arbejde i at få afsluttet økonomien efter kongressen, og det kan tage tid at få afstemt det endelige regnskab, så afsæt ressourcer og kræfter til denne del.

Nogle leverandører kan først opgøre deres endelige regning efter kongressens afslutning, der kan være ubenyttede hotelreservationer, som der økonomisk hæftes for, og gennemførelsen af kreditkortbetalinger kan tage lang tid, især internationale. Har du samarbejdet med VisitAalborg, vil det være naturligt at lade os stå for det afsluttende regnskab. Under alle omstændigheder vil det som minimum i de fleste tilfælde kræve hjælp fra en revisorkyndig.