Velkommen til databeskyttelse for undervisere på AAU

Som underviser, vejleder, eksaminator eller censor på AAU behandler du ofte personoplysninger som en del af dine daglige opgaver. Det kan fx være oplysninger om studerende i forbindelse med undervisning, vejledning, eksamen eller bedømmelse.

I de fleste tilfælde er behandlingen allerede en del af AAU's undervisningsopgaver og følger etablerede procedurer og systemer. Du er derfor som udgangspunkt godt på vej, når du følger de gældende retningslinjer og bruger AAU's godkendte løsninger.

Du bør især være opmærksom, når du gør noget nyt, deler oplysninger med andre eller ønsker at bruge personoplysninger til andre formål end undervisning, vejledning eller bedømmelse.

Nedenfor finder du hjælp til de mest almindelige situationer, hvor personoplysninger indgår i undervisning, vejledning og bedømmelse.

Hvad er særligt ved undervisning?

Undervisning, vejledning og bedømmelse af studerende er en del af AAU's opgaver som offentlig institution.

Det betyder, at behandling af personoplysninger som udgangspunkt er lovlig, når den sker som led i disse opgaver, og når du følger de gældende procedurer og arbejdsgange.

Du bør være særligt opmærksom, hvis du:

• ønsker at bruge personoplysninger til et andet formål, end de blev indsamlet til.
• ønsker at dele personoplysninger med nye modtagere.
• optager eller offentliggør undervisning.
• bruger billeder, video eller lydoptagelser uden for undervisningen.

I disse situationer kan der gælde særlige krav eller være behov for samtykke.

Nedenfor finder du hjælp til de mest almindelige situationer, hvor personoplysninger indgår i undervisning, vejledning og bedømmelse, og vejledning til, hvornår du bør stoppe op og være særligt opmærksom.

Før du går i gang

Behandlingsgrundlag

Du må som udgangspunkt behandle de personoplysninger, der er nødvendige for at undervise, vejlede og bedømme studerende.

Du skal normalt ikke indhente samtykke til behandling, der indgår som en naturlig del af disse opgaver. 

Vær særligt opmærksom, hvis du vil bruge personoplysningerne til et andet formål, fx forskning, markedsføring, sociale medier eller kontakt til eksterne.

Oplysningspligt

I den almindelige undervisning vil oplysningspligten typisk være håndteret gennem AAU’s procedurer og persondatapolitik.

Hvis du indsamler personoplysninger på en ny måde eller til et nyt formål, bør du undersøge, om de studerende skal have yderligere information.

Læs mere i AAU’s persondatapolitik.

De studerendes rettigheder

Studerende har en række rettigheder i forhold til deres personoplysninger, fx ret til indsigt, berigtigelse og i visse tilfælde sletning.

Hvis en studerende ønsker at gøre brug af en rettighed, bør du reagere hurtigt og følge AAU’s gældende procedure. Læs mere i AAU Håndbogen.

Typiske situationer i undervisningen

Kommunikation med studerende

Brug din AAU-mail og de studerendes AAU-mail, når kommunikationen indeholder personoplysninger.

Hvis en studerende skriver fra en privat mailadresse, bør du være særligt opmærksom, før du sender fortrolige eller følsomme oplysninger retur.

Brug kun AAU-godkendte systemer og værktøjer

Personoplysninger må kun behandles i AAU-godkendte systemer og værktøjer. Det gælder også ved onlineundervisning, eksamen, vejledning, deling af materiale og brug af AI.

Er du i tvivl om en løsning, eller har du brug for et nyt værktøj, skal du kontakte ITS via Serviceportalen.

Optagelse af undervisning

Lyd og billeder af personer kan være personoplysninger.

Før du optager undervisning bør du vurdere og afklare:

• hvorfor optagelsen er nødvendig.
• hvem der kan få adgang.
• hvor den må deles.
• hvor længe den skal opbevares.
• om de studerende kan deltage uden at indgå i optagelsen.

Hvis optagelsen skal bruges til andet end den undervisning, den er lavet til, kræver det en ny vurdering.

Deling og offentliggørelse

Personoplysninger om studerende må ikke automatisk deles med eksterne, blot fordi oplysningerne er tilgængelige gennem undervisningen.

Vær særligt opmærksom, hvis du vil:

• dele en studerendes kontaktoplysninger med andre.
• bruge indhold fra en opgave i forskning eller undervisning.
• dele cases, citater, billeder eller optagelser.
• offentliggøre materiale på hjemmesider eller sociale medier.

Den nye brug kan i nogle tilfælde kræve et andet behandlingsgrundlag eller et særskilt samtykke.

Særligt for vejledere

Modtag kun de personoplysninger, du har brug for

Studerendes opgaver kan indeholde personoplysninger om interviewpersoner, borgere, medarbejdere eller andre.

Bed derfor de studerende om så vidt muligt at:

• begrænse det materiale, de sender til dig.
• anonymisere eller pseudonymisere personoplysninger.
• undgå unødige kopier.
• bruge AAU-godkendte løsninger til deling.

Husk at slette dit materiale, når du ikke længere har brug for det til vejledningen, medmindre det skal opbevares efter andre regler.

Studerendes egne indsamlinger

Hvis en studerende indsamler personoplysninger til en opgave, skal roller og ansvar være afklaret.

Vær særligt opmærksom, hvis personoplysningerne skal deles med dig, AAU eller andre, eller hvis den studerendes materiale senere ønskes anvendt til et nyt formål.

Særligt for eksaminatorer og censorer

Noter og eksamensmateriale

Noter og materiale fra bedømmelsen kan indeholde personoplysninger og skal derfor opbevares sikkert og kun så længe, der er behov for dem.

Vær især opmærksom på:

• hvor noter og opgaver opbevares.
• hvem der har adgang.
• om materialet skal bruges ved en klage- eller prøvesag.
• hvornår materialet skal slettes eller journaliseres.

Følg de gældende regler og procedurer for eksamen og bedømmelse.

Hvis noget går galt

Sikkerhedshændelser

Et brud på persondatasikkerheden betyder, at personoplysninger bliver delt, tilgået, ændret eller mistet på en måde, der ikke var tilsigtet – fx hvis oplysninger sendes til en forkert modtager eller uvedkommende får adgang.

Hvis der er sket et brud – eller du er i tvivl – så skal hændelsen anmeldes.

Læs mere: Sådan gør du i tilfælde af brud 

Du kan læse mere om de forskellige punkter i vores WIKI