Persondatapolitik for ansatte
Persondatapolitik for ansatte
Behandling af personoplysninger ved rekruttering, for nuværende og tidligere medarbejdere
Derfor behandler vi dine personoplysninger
Når du sender din ansøgning til et stillingsopslag på AAU, behandler vi dine personoplysninger til administration, behandling af din ansøgning og gennemførelse af rekrutteringsforløbet.
Bliver du efterfølgende ansat, behandler vi dine personoplysninger til administrativt at få forholdene omkring din ansættelse på plads og til din onboarding samt i løbet af din ansættelse. Vi behandler disse oplysninger for at kunne opfylde vores forpligtelser i forhold til dit ansættelsesforhold.
Vi behandler disse oplysninger om dig
Navn, CPR.nr., privat e-mail, privat telefonnr., oplysninger fra din ansøgning og dit CV om nuværende og tidligere ansættelser, uddannelse, karakterer, kompetencer og udtalelser, kørekort, oplysninger om løn og skat samt lønkontonr., tilknytning til en eller flere institutioner, eventuelle oplysninger om diagnoser og helbred, dit fagforeningsmæssige tilhørsforhold, straffeattest, børneattest og sikkerhedsgodkendelser.
Vi har modtaget oplysningerne fra dig, da du indsendte din ansøgning til stillingen og da du udfyldte Aalborg Universitets oplysningsskema forud for din ansættelse.
Vi behandler personoplysningerne med grundlag i følgende lovgivning: Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra b, art. 9, stk. 2, litra b, databeskyttelseslovens § 8, §11 og §12 samt fællesoverenskomster og organisationsaftaler mellem Finansministeriet og de faglige organisationer, bekendtgørelse nr. 375 af 8. april 2025 om stillingsstruktur for videnskabeligt personale ved universiteter og bekendtgørelse nr. 242 af 13. marts 2012 om ansættelse af videnskabeligt personale ved universiteter og cirkulære nr. 9930 af 16. november 2021 om stillingsstruktur ved diplomingeniøruddannelsen og eksportingeniøruddannelsen.
Sådan opbevarer vi dine personoplysninger
Vi opbevarer dine personoplysninger sikkert og fortroligt i overensstemmelse med gældende regler for informationssikkerhed. Det er kun medarbejdere, der har et arbejdsbetinget behov, der har adgang til at behandle personoplysningerne.
Udover opbevaring af personoplysninger på lokale servere på AAU, anvender vi leverandører af IT-systemer såsom Microsoft og KMD WorkZone til generel behandling af personoplysninger. Vi har indgået databehandleraftaler med leverandørerne. Det betyder bl.a. at leverandørerne er underlagt instruks fra AAU, tavshedspligt og overholdelse af databeskyttelsesreglerne og anden relevant lovgivning.
Særligt i forbindelse med rekruttering og ansættelse anvender vi rekrutteringssystemet Grade Varbi, KMD WorkZone, SLS, HR-løn, Statens HR.
Så længe behandler og opbevarer vi dine personoplysninger
Ved rekruttering behandler vi dine personoplysninger så længe rekrutteringssagen er i gang og efterfølgende opbevarer vi dem i 3 år efter ansøgeren har søgt stillingen af hensyn til dokumentation og eventuelle klagesager. Bliver du ansat, så følger opbevaringsperioden af de øvrige processer beskrevet i dette afsnit.
Vi opbevarer dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt i forhold til formålet. Herefter sletter, anonymiserer eller arkiverer (efter arkivloven) vi dine personoplysninger
Arkivering af dine personoplysninger efter arkivloven betyder, at AAU som statslig myndighed i nogle tilfælde kan være forpligtet til at journalisere og/eller aflevere oplysningerne til Rigsarkivet. Når oplysningerne afleveres til Rigsarkivet, omfattes de af arkivlovens regler, der bl.a. kræver tilladelse fra Datatilsynet til udlevering af personoplysninger.
Vi videregiver dine oplysninger i disse tilfælde og til disse modtagere
Vi videregiver disse oplysninger til følgende modtagere:
- Uddannelses- og forskningsministeriet: Navn og oplysninger om uddannelse
- Andre offentlige myndigheder: navn, nationalitet, fagforening
- Danmarks Statistik i forhold til forskerrekrutteringsstatistik: Stilling, køn, fødselsår, statsborgerskab, om du har ph.d. eller doktorgrad og hvorfor, om du har været ansat ved universitetet tidligere. Hvis rekruttering fra udlandet videregives desuden oplysning om fra hvilket land.
- Faglig organisation og tillidsrepræsentant: Ved lønforhandling ved nyansættelse videregiver vi dit navn, kontaktoplysninger, ansøgning, CV, eksamensbevis, publikationsliste og undervisningsportfolio til tillidsrepræsentanten.
- Bedømmelsesudvalg (interne og eksterne): navn, e-mail, oplysninger om uddannelse, publikationer, kursusbeviser, karakterer, beskæftigelser, arbejdsopgaver, tilknytning til en eller flere institutioner.
Ved ansættelse af videnskabeligt personale overfører vi i visse tilfælde oplysninger til eksterne medlemmer af bedømmelsesudvalg, som kan være bosiddende i lande både inden for og uden for EU. Overførsel af personoplysninger til modtagere bosat uden for EU sker på baggrund af GDPR art. 45, stk. 1 eller art. 49, stk. 1, litra d.
Formålet med videregivelsen til Uddannelses- og Forskningsministeriet er at overholde de forpligtelser vi har til at indberette data vedrørende rekruttering.
Formålet med videregivelsen til den faglige organisation og tillidsrepræsentanten er, at sikre at tillidsrepræsentanten har de nødvendige oplysninger for at kunne udføre sit hverv som tillidsrepræsentant.
Formålet med videregivelsen til bedømmelsesudvalget er, at bedømmelsesudvalget kan foretage en faglig vurdering af dine kvalifikationer i forhold til stillingen (bedømmelse).
Vi kan lovligt videregive dine personoplysninger (eller dele af dine personoplysninger) til konkrete modtagere til formål, der ikke er uforenelige med de oprindelige formål og i overensstemmelse med gældende lovgivning. I enkelte tilfælde kan vi blive pålagt af andre offentlige myndigheder at udlevere personoplysninger om dig efter sektorspecifik lovgivning (GDPR art. 6, stk. 1, litra e) til brug for statistik, undersøgelser, politisk arbejde, aktindsigt og andre samfundsmæssige opgaver, som vi pålægges.
Har du spørgsmål?
Har du spørgsmål til hvordan AAU behandler dine personoplysninger i forbindelse med rekruttering og ansættelse, kan du kontakte HR her: Kontakt HR - Aalborg Universitet
Derfor behandler vi dine personoplysninger
AAU er forpligtet til at foretage sikkerhedsgodkendelser og risikovurderinger af udvalgt personale, der skal indgå eller indgår i AAU’s sikkerhedsorganisation, varetager særlige opgaver inden for forskningssikkerhed, skal arbejde med forsvarsteknologisk forskning, skal forske indenfor relevante fagområder eller efter krav fra eksterne samarbejdspartnere og myndigheder, som fx industri, Forsvarets Efterretningstjeneste eller Politiets Efterretningstjeneste. I den forbindelse behandler vi personoplysninger om dig.
Sikkerhedsgodkendelserne og risikovurderingerne har til formål at sikre at universitetets forskning sker i overensstemmelse med eksportkontrol-regler, sanktioner og under behørigt hensyn til URIS retningslinjerne.
Vi behandler disse oplysninger om dig
- PET Sikkerhedsgodkendelser: Navn, CPR-nr., e-mail, stillingsbetegnelse, ønskede klassifikationsgrad, arbejdsbeskrivelse og projektnavn
- FE sikkerhedsgodkendelse: Navn, CPR-nr., godkendelsens varighed og sikkerhedsniveau.
- Sikkerhedsvurdering ved ansættelser: Navn, statsborgerskab, tidligere/nuværende ansættelsessteder, tidligere/nuværende uddannelsessteder, faglige kvalifikationer, publikationshistorik.
Vi har modtaget oplysningerne direkte fra dig i forbindelse med ansættelse og sikkerhedsgodkendelse.
Vi behandler personoplysningerne med grundlag i følgende lovgivning:
- PET Sikkerhedsgodkendelser: Databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra c, art. 10, sikkerhedscirkulære CIR1H nr. 10338 af 17/12/2014
- FE Sikkerhedsgodkendelser: Databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra c, art. 10, Forsvarskommandobestemmelse (FKOBST) 358-1.
- Risikovurderinger ved ansættelser: Databeskyttelsesforordningen art. 6 stk. 1, litra c, Eksportkontrol og sanktioner (herunder Dual-Use forordningen) og URIS-retningslinjerne.
Sådan opbevarer vi dine personoplysninger
Vi opbevarer dine personoplysninger sikkert og fortroligt i overensstemmelse med gældende regler for informationssikkerhed. Det er kun medarbejdere, der har et arbejdsbetinget behov, der har adgang til at behandle personoplysningerne.
Udover opbevaring af personoplysninger på lokale servere på AAU, anvender vi leverandører af IT-systemer såsom Microsoft og KMD WorkZone til generel behandling af personoplysninger. Vi har indgået databehandleraftaler med leverandørerne. Det betyder bl.a. at leverandørerne er underlagt instruks fra AAU, tavshedspligt og overholdelse af databeskyttelsesreglerne og anden relevant lovgivning.
Særligt i forbindelse med sikkerhedsgodkendelser og risikovurderinger ved ansættelser anvender vi oplysninger fra ansættelsesprocessen og de systemer, der anvendes i den forbindelse, se [henvis til rekrutteringsafsnit].
Så længe behandler og opbevarer vi dine personoplysninger
En PET Sikkerhedsgodkendelse er gyldig i 10 år, hvorefter der kan anmodes om fornyet godkendelse. Når godkendelse er ophørt, arkiveres sagen.
En FE Sikkerhedsgodkendelse er gyldig i 5 år, hvorefter der kan anmodes om fornyet godkendelse. Når godkendelse er ophørt, arkiveres sagen.
Risikovurdering ved ansættelser: Personoplysningerne behandles så længe sagen er igangværende og opbevares herefter i 5 år.
Vi opbevarer dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt i forhold til formålet. Herefter sletter, anonymiserer eller arkiverer (efter arkivloven) vi dine personoplysninger.
Arkivering af dine personoplysninger efter arkivloven betyder, at AAU som statslig myndighed i nogle tilfælde kan være forpligtet til at journalisere og/eller aflevere oplysningerne til Rigsarkivet. Når oplysningerne afleveres til Rigsarkivet, omfattes de af arkivlovens regler, der bl.a. kræver tilladelse fra Datatilsynet til udlevering af personoplysninger.
Vi videregiver dine oplysninger i disse tilfælde og til disse modtagere:
- Ved PET sikkerhedsgodkendelse videregives følgende til Politiets Efterretningstjeneste: Navn, CPR-nr, e-mail, stillingsbetegnelse.
- Ved FE sikkerhedsgodkendelse videregives følgende til Forsvarets Efterretningstjeneste: Navn, CPR-nr, e-mail, stillingsbetegnelse.
- Ved risikovurdering ved ansættelser videregives i enkelte tilfælde oplysninger til PET med henblik på sparring relateret til personsikkerhed: Navn, nationalitet, tidligere/nuværende ansættelsessteder, tidligere/nuværende uddannelsessteder, faglige kvalifikationer, publikationshistorik, påtænkte arbejdsopgaver i stillingen.
Formålet med videregivelsen er: Indstilling om sikkerhedsgodkendelse hos den relevante nationale sikkerhedsmyndighed for så vidt angår sikkerhedsgodkendelser. Rådgivning fra relevant efterretningstjeneste med henblik på at sikre efterlevelse af reglerne om eksportkontrol og sanktioner (herunder Dual-Use forordningen) og URIS-retningslinjerne, for så vidt angår risikovurderinger.
Vi kan lovligt videregive dine personoplysninger (eller dele af dine personoplysninger) til konkrete modtagere til formål, der ikke er uforenelige med de oprindelige formål og i overensstemmelse med gældende lovgivning. I enkelte tilfælde kan vi blive pålagt af andre offentlige myndigheder at udlevere personoplysninger om dig efter sektorspecifik lovgivning (GDPR art. 6, stk. 1, litra e) til brug for statistik, undersøgelser, politisk arbejde, aktindsigt og andre samfundsmæssige opgaver, som vi pålægges.
Har du spørgsmål?
Har du spørgsmål til hvordan AAU behandler dine personoplysninger i forbindelse med sikkerhedsgodkendelser og risikovurderinger ved ansættelser, kan du kontakte os her: Sikkerhed i Forskning - Aalborg Universitet
Derfor behandler vi dine personoplysninger
For at kunne onboarde internationale medarbejdere og administrativt behandle opholds- og arbejdstilladelser, behandler vi personoplysninger.
Vi behandler disse oplysninger om dig
- Onboarding af internationale medarbejdere: Navn, Cpr.nr., adresse, tiltrædelsestidspunktet, ansættelsesforholdets længde, stillingsbetegnelse, godkendelse af den registreredes faglige kvalifikationer som forsker, oplysning om forskningsforpligtigelse, oplysning om udenlandsk social sikring, ægteskabelig status, herunder vielsesdato og ægtefælles fødselsdag, oplysning om den registreredes private forhold så som økonomi, bopæl, jobsøgning, skatteforhold, egne eller familiemedlemmers helbredsoplysninger, hvis der ønskes rådgivning i forhold til behandlingsmuligheder, skoletilbud osv. ved flytning til Danmark.
- Arbejds- og opholdstilladelser: Navn, privatadresse, telefonnummer, mailadresse, fødselsdag, stillingsbetegnelse, uddannelse/kopi af eksamensbeviser, nationalitet, kopi af registreredes pas, registreret civiltilstand og børn, ansættelsesbrev, lønindtægt.
Vi har modtaget oplysningerne fra dig, da du indsendte din ansøgning til stillingen og da du udfyldte Aalborg Universitets oplysningsskema forud for din ansættelse.
Derudover modtager vi oplysninger fra dig via e-mail, når vi ansøger om skattepersonnummer.
Ved ansøgning om opholds- og arbejdstilladelser modtager vi endvidere oplysninger og dokumenter fra dig via e-mail, når vi igangsætter ansøgning om opholds- og arbejdstilladelse.
Vi behandler personoplysningerne med grundlag i følgende lovgivning: Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra b og art. 9 stk. 2, litra b, databeskyttelseslovens § 11 og 12 samt opholds- og arbejdstilladelse: Lov nr. 1009 af 2. september 2024 om udlændingeloven.
Sådan opbevarer vi dine personoplysninger
Vi opbevarer dine personoplysninger sikkert og fortroligt i overensstemmelse med gældende regler for informationssikkerhed. Det er kun medarbejdere, der har et arbejdsbetinget behov, der har adgang til at behandle personoplysningerne.
Udover opbevaring af personoplysninger på lokale servere på AAU, anvender vi leverandører af IT-systemer såsom Microsoft og KMD WorkZone til generel behandling af personoplysninger. Vi har indgået databehandleraftaler med leverandørerne. Det betyder bl.a. at leverandørerne er underlagt instruks fra AAU, tavshedspligt og overholdelse af databeskyttelsesreglerne og anden relevant lovgivning.
I forbindelse med ansøgning om opholds- og arbejdstilladelse (OAT) ansøges der online via sikre ansøgningsblanketter på Styrelsen for International Rekruttering og Integration (SIRI) /The Danish Agency for International Recruitment and Integration (SIRI).
I forbindelse med skattepersonnummer og forskerbeskatning for ansatte forskere indgives der ansøgning til Skattestyrelsen.
Så længe behandler og opbevarer vi dine personoplysninger
Vi behandler dine personoplysninger så længe du er ansat, og herefter opbevarer vi oplysningerne i 30 år af hensyn til dokumentation.
Vi opbevarer dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt i forhold til formålet. Herefter sletter, anonymiserer eller arkiverer (efter arkivloven) vi dine personoplysninger.
Arkivering af dine personoplysninger efter arkivloven betyder, at AAU som statslig myndighed i nogle tilfælde kan være forpligtet til at journalisere og/eller aflevere oplysningerne til Rigsarkivet. Når oplysningerne afleveres til Rigsarkivet, omfattes de af arkivlovens regler, der bl.a. kræver tilladelse fra Datatilsynet til udlevering af personoplysninger.
Vi videregiver dine oplysninger i disse tilfælde og til disse modtagere
Onboarding af internationale medarbejdere:
- SKAT: Navn, cpr.nr., adresse, tiltrædelsestidspunktet, ansættelsesforholdets længde, stillingsbetegnelse, godkendelse af den registreredes faglige kvalifikationer som forsker, oplysning om forskningsforpligtigelse, oplysning om udenlandsk social sikring, civiltilstand, e-mail og telefonnummer. Vi vedhæfter kopi af pas, opholds- og arbejdstilladelse, og vielsesattest
Opholds- og arbejdstilladelse:
- Styrelsen for International Rekruttering og Integration (SIRI): Navn, privatadresse, telefonnummer, mail, fødselsdag, stillingsbetegnelse, uddannelse, nationalitet, kopi af reg. Pas, reg. Civiltilstand og børn, cpr nr. hvis der er et, kopi af eksamensbeviser, ansættelsesbrev, lønindtægt.
Formålet med videregivelsen til SIRI er at indhente den nødvendige opholds- og arbejdstilladelse (OAT) til at den nye ansatte kan udføre lovligt arbejde på AAU.
Formålet med videregivelsen til SKAT er at få udstedt dansk skattepersonnummer til ansatte, gæster og/ eller praktikanter, der skal modtage løn eller legater fra AAU, som opholder sig i Danmark i mindre end 90 dage, og dermed ikke kan få udstedt et CPR- nummer. Der kan ikke foretages lønudbetaling uden skattepersonnummer.
Vi kan lovligt videregive dine personoplysninger (eller dele af dine personoplysninger) til konkrete modtagere til formål, der ikke er uforenelige med de oprindelige formål og i overensstemmelse med gældende lovgivning. I enkelte tilfælde kan vi blive pålagt af andre offentlige myndigheder at udlevere personoplysninger om dig efter sektorspecifik lovgivning (GDPR art. 6, stk. 1, litra e) til brug for statistik, undersøgelser, politisk arbejde, aktindsigt og andre samfundsmæssige opgaver, som vi pålægges.
Har du spørgsmål?
Har du spørgsmål til hvordan AAU behandler dine personoplysninger i forbindelse med onboarding af internationale medarbejder, arbejds- og opholdstilladelse, kan du kontakte HR her: Kontakt Hr - Aalborg Universitet
Derfor behandler vi dine personoplysninger
For at kunne behandle din anmodning om/registrering af og sikre din adgang til at afholde barsel, orlov, sygefravær og fravær af familiemæssige årsager, har vi behov for at behandle dine personoplysninger.
Vi behandler disse oplysninger om dig
- Barsel: oplysninger om den ansatte + om far/medmor samt barnet; registrering af bipersoner som foretages af medarbejderen ved anmeldelse til at afgøre ift. varighed af orlov og fastlægge ret til orlov, barnets fødselsdag til fastsættelse af varighed af orlov og retten til omsorgsdage, navn, fraværsperioder, dokumentation fra adoptions-myndighed, dokumentation for antal resterende orlovsuger ved ansøgning om udskudt orlov, barnets fødselsdato, beskæftigelsesgrad, oplysninger om beskæftigelse de seneste 4 måneder, helbredsoplysninger i form af dokumentation for graviditeten fx en svangerskabsattest. Vi modtager oplysningerne direkte fra dig, når du indsender en af følgende digitale blanketter: “Anmeldelse af graviditets-, barsels- og forældreorlov”. “Anmeldelse af fader- og forældreorlov”, “Anmeldelse af adoptions-, partner- og forældreorlov”.
- Orlov: navn, cpr.nr. og adresse. Vi modtager oplysningerne fra dig, når du oplyser os om ønsket om orlov fra din stilling.
- Sygefravær: navn, cpr.nr., privatadresse, telefonnummer, privat e-mail, datoen for sygemelding, fraværsperioder og fraværets forventede varighed, helbredsoplysninger i form af diagnose. Vi modtager oplysningerne direkte fra dig, når du melder dig syg til afdelingen/instituttet og din sygemelding registreres i Statens HR, på sygefraværssamtaler og eventuelle erklæringer fra din læge.
- Fravær af familiemæssige årsager: navn, cpr.nr., fraværsperiode/timer, beskæftigelsesgrad, oplysninger om beskæftigelse de seneste 4 måneder (beskæftigelseskrav), helbredsoplysninger om bipersoner, dokumentation for fraværet jf. aftale om tjenestefrihed af familiemæssige årsager § 8, ansøgning om tjenestefrihed efter servicelovens § 118 og 119 samt dokumentation for udbetaling fra bopælskommune jf. barnets lov § 87. Vi modtager oplysningerne direkte fra dig, når du oplyser os om fraværet og vi modtager bevillingen.
Vi behandler personoplysningerne med grundlag i følgende lovgivning:
- Barsel: Databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra c, art. 9, stk. 2, litra, b, databeskyttelsesloven § 12, Cirkulære af 5. juli 2024 om fællesoverenskomst mellem Finansministeriet og Offentligt Ansattes Organisationer – Det Statslige Område § 14. Cirkulære af 11. april 2025 om overenskomst for akademikere i staten §18, stk. 6. Cirkulære nr. 9375 af 29. april 2019 om aftale om tjenestefrihed af familiemæssige årsager, barselsloven § 6. Lov nr. 114 af 29. januar 2025 om ret til orlov og dagpenge ved barsel § 26. Lov nr. 155 af 11. februar 2025 om social service (herefter benævnt serviceloven) § 119. Lov nr. 282 af 17. marts 2025 af barnets lov, (herefter benævnt Barnets lov) § 87. Serviceloven § 118. Lov om ligebehandling af mænd og kvinder med hensyn til beskæftigelse mv., Lov om aktiv socialpolitik og forskellige andre love.
- Sygefravær: databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra b og art. 9, stk. 2, litra b samt databeskyttelsesloven § 7, stk. 2. Databeskyttelseslovens § 11, stk. 1 og § 12.
- Fravær af familiemæssige årsager: Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra b og art. 9, stk. 2, litra f. Lov nr. 915 af 23. juni 2024 om lønmodtageres ret til fravær fra arbejde af særlige familiemæssige årsager.
Sådan opbevarer vi dine personoplysninger
Vi opbevarer dine personoplysninger sikkert og fortroligt i overensstemmelse med gældende regler for informationssikkerhed. Det er kun medarbejdere, der har et arbejdsbetinget behov, der har adgang til at behandle personoplysningerne.
Udover opbevaring af personoplysninger på lokale servere på AAU, anvender vi leverandører af IT-systemer såsom Microsoft og KMD WorkZone til generel behandling af personoplysninger. Vi har indgået databehandleraftaler med leverandørerne. Det betyder bl.a. at leverandørerne er underlagt instruks fra AAU, tavshedspligt og overholdelse af databeskyttelsesreglerne og anden relevant lovgivning.
Særligt i forbindelse med barsel, orlov, sygefravær og fravær af familiemæssige årsager anvender vi Statens HR, Outlook, Digital Post, Qlikview, Virk.dk, Statens Refusion, Interact, KMD WorkZone, SLS og HR-løn.
Så længe behandler og opbevarer vi dine personoplysninger
Vi behandler dine personoplysninger så længe du er ansat, og herefter opbevarer vi oplysningerne i 30 år af hensyn til dokumentation.
Vi opbevarer dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt i forhold til formålet. Herefter sletter, anonymiserer eller arkiverer (efter arkivloven) vi dine personoplysninger.
Arkivering af dine personoplysninger efter arkivloven betyder, at AAU som statslig myndighed i nogle tilfælde kan være forpligtet til at journalisere og/eller aflevere oplysningerne til Rigsarkivet. Når oplysningerne afleveres til Rigsarkivet, omfattes de af arkivlovens regler, der bl.a. kræver tilladelse fra Datatilsynet til udlevering af personoplysninger.
Vi videregiver dine oplysninger i disse tilfælde og til disse modtagere
- Vedr. barsel videregives følgende til Udbetaling Danmark for at sikre din adgang til barselsdagpenge og barselsrefusion til AAU: Navn, cpr.nr., fraværsperiode, beskæftigelsesgrad, oplysning om beskæftigelse de seneste 4 måneder (beskæftigelseskrav), barnets fødselstidspunkt, forældremæssig relation.
- Vedr. sygefravær videregives følgende til medarbejderens bopælskommune: Navn, CPR-nr., adresse, første og sidste sygedag, beskæftigelsesgrad, fraværstimer, hvilken
type refusion (sygedagpengerefusion, ressourceforløbsydelse, § 56-aftale, fleksjob, nyansat)
Ved fravær af familiemæssige årsager videregives følgende:
- Til medarbejderens bopælskommune: Navn og oplysning om fravær.
- Til Udbetaling Danmark: Navn, cpr.nr., adresse, barnets første og sidste sygedag, beskæftigelsesgrad, oplysninger om beskæftigelse de seneste 4 måneder (beskæftigelseskrav), fraværstimer.
Formålet med videregivelsen ved barsel er, at AAU kan indhente refusion fra staten i form af barselsdagpenge.
Formålet med videregivelsen ved sygefravær er at sikre, at AAU kan hente refusion fra staten ved sygdom, herunder sygdom på grund af graviditetsgener. Dette sker i form af sygedagpengerefusion/barselsdagpenge, jævnfør bekendtgørelse nr. 97 af 29. januar 2025 om lov om sygedagpenge § 54, og barselsdagpengerefusion, jævnfør bekendtgørelse nr. 114 af 29. januar 2025 om ret til orlov og dagpenge ved barsel (herefter benævnt barselsloven) § 6 samt overholdelsen af vores retlige forpligtelser.
Formålet med videregivelsen ved fravær af familiemæssige årsager er, at medarbejderen får de rettigheder, i forbindelse med pårørendes fravær, som medarbejderen er berettiget til i henhold til organisationsaftaler eller lovgivning. Vi kan lovligt videregive dine personoplysninger (eller dele af dine personoplysninger) til konkrete modtagere til formål, der ikke er uforenelige med de oprindelige formål og i overensstemmelse med gældende lovgivning. I enkelte tilfælde kan vi blive pålagt af andre offentlige myndigheder at udlevere personoplysninger om dig efter sektorspecifik lovgivning (GDPR art. 6, stk. 1, litra e) til brug for statistik, undersøgelser, politisk arbejde, aktindsigt og andre samfundsmæssige opgaver, som vi pålægges.
Har du spørgsmål?
Har du spørgsmål til hvordan AAU behandler dine personoplysninger i forbindelse med barsel, orlov, sygefravær kan du kontakte HR her: Kontakt HR -Aalborg Universitet
Derfor behandler vi dine personoplysninger
Formålet med at behandle dine personoplysninger er for at kunne sikre din ret til at afholde ferie og administrativt afvikle ferie.
Vi behandler disse oplysninger om dig
Navn, CPR.nr., stillingsbetegnelse, medarbejder nr. og ferie optjent ved tidligere arbejdsgiver samt nuværende optjent ferie. Vi har modtaget oplysningerne fra dig.
Vi behandler personoplysningerne med grundlag i følgende lovgivning: Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra c og databeskyttelseslovens § 11 og § 12, og lov nr. 152 af 20. februar 2024 om ferie (ferieloven) og cirkulære nr. 9298 af 17. maj 2024 om aftale om ferie.
Sådan opbevarer vi dine personoplysninger
Vi opbevarer dine personoplysninger sikkert og fortroligt i overensstemmelse med gældende regler for informationssikkerhed. Det er kun medarbejdere, der har et arbejdsbetinget behov, der har adgang til at behandle personoplysningerne.
Udover opbevaring af personoplysninger på lokale servere på AAU, anvender vi leverandører af IT-systemer såsom Microsoft og KMD WorkZone til generel behandling af personoplysninger. Vi har indgået databehandleraftaler med leverandørerne. Det betyder bl.a. at leverandørerne er underlagt instruks fra AAU, tavshedspligt og overholdelse af databeskyttelsesreglerne og anden relevant lovgivning.
Særligt i forbindelse med ferie anvender vi Statens HR.
Så længe behandler og opbevarer vi dine personoplysninger
Oplysningerne opbevares under hele ansættelsen, og for fratrådte medarbejdere opbevares oplysningerne herefter i 30 år fra fratrædelsestidspunktet, og herefter arkiverer vi dokumenterne indeholdende dine personoplysninger.
Arkivering af dine personoplysninger efter arkivloven betyder, at AAU som statslig myndighed i nogle tilfælde kan være forpligtet til at journalisere og/eller aflevere oplysningerne til Rigsarkivet. Når oplysningerne afleveres til Rigsarkivet, omfattes de af arkivlovens regler, der bl.a. kræver tilladelse fra Datatilsynet til udlevering af personoplysninger.
Vi videregiver dine oplysninger i disse tilfælde og til disse modtagere
Vi kan lovligt videregive dine personoplysninger (eller dele af dine personoplysninger) til konkrete modtagere til formål, der ikke er uforenelige med de oprindelige formål og i overensstemmelse med gældende lovgivning. I enkelte tilfælde kan vi blive pålagt af andre offentlige myndigheder at udlevere personoplysninger om dig efter sektorspecifik lovgivning (GDPR art. 6, stk. 1, litra e) til brug for statistik, undersøgelser, politisk arbejde, aktindsigt og andre samfundsmæssige opgaver, som vi pålægges.
Har du spørgsmål?
Har du spørgsmål til hvordan AAU behandler dine personoplysninger i forbindelse med afvikling af ferie, kan du kontakte HR her: Kontakt HR - Aalborg Universitet
Derfor behandler vi dine personoplysninger
For at kunne planlægge og afvikle lønforhandlinger på AAU, udbetale din løn og administrere, afvikle og foretage udbetalinger i forbindelse med mer- og overarbejde, behandler vi dine personoplysninger.
Vi behandler disse oplysninger om dig
Lønforhandlinger: Navn, CPR.nr., oplysninger om uddannelse, beskæftigelse, beskæftigelsesgrad, arbejdsopgaver, titlen for ansættelsen, løn, tilknytning til en eller flere institutioner på AAU, systembrugeroplysninger (AAU-ID) og fagforeningsmæssigt tilhørsforhold.
Lønudbetaling: Navn, CPR.nr., adresse, TIN-nummer, bankoplysninger, e-mail, løn, pension, beskæftigelsesgrad, netto feriepenge, ferie år.
Over- og merarbejde: Navn, CPR.nr, arbejdstid for den del der vedr. over- eller merarbejde, opgavens art og AAU-mail. I forbindelse med kontrol tjekkes også tjenestested, beskæftigelsesgrad, type af stilling, overenskomstmæssigt tilknytningsforhold.
I forbindelse med årlig lønforhandling modtager vi oplysningerne fra SLS, ID-gateway, MDS-database, IDM (rettigheder/adgang til systemet). I forbindelse med over- og merarbejde modtager vi oplysningerne fra dig i forbindelse med din ansættelse samt via timeseddel fra dig.
Vi behandler personoplysningerne med grundlag i følgende lovgivning: Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra b, art. 9, stk. 2, litra b, databeskyttelseslovens § 11 og § 12, gældende overenskomster, Cirkulære nr. 9168 af 28. februar 2022 om rammeaftale om nye lønsystemer, Cirkulære nr. 9759 af 25. september 2024 om tillidsrepræsentanter i staten mv., Cirkulære nr. 9418 af 4. juli 2013 af kollegiale organer af staten, Lov nr. 152 af 20. februar 2024 om ferie og Cirkulære nr. 9551 af 5. juli 2021 om statens arbejdstidsregler.
Sådan opbevarer vi dine personoplysninger
Vi opbevarer dine personoplysninger sikkert og fortroligt i overensstemmelse med gældende regler for informationssikkerhed. Det er kun medarbejdere, der har et arbejdsbetinget behov, der har adgang til at behandle personoplysningerne.
Udover opbevaring af personoplysninger på lokale servere på AAU, anvender vi leverandører af IT-systemer såsom Microsoft og KMD WorkZone til generel behandling af personoplysninger. Vi har indgået databehandleraftaler med leverandørerne. Det betyder bl.a. at leverandørerne er underlagt instruks fra AAU, tavshedspligt og overholdelse af databeskyttelsesreglerne og anden relevant lovgivning.
Særligt i forbindelse med over- og merarbejde anvender vi papirblanketter, SLS, HR-løn og mailsystem/Outlook.
Så længe behandler og opbevarer vi dine personoplysninger
Oplysningerne opbevares under hele ansættelsen, og for fratrådte medarbejdere opbevares oplysningerne herefter i 30 år fra fratrædelsestidspunktet, og herefter arkiverer vi dokumenterne indeholdende dine personoplysninger.
Arkivering af dine personoplysninger efter arkivloven betyder, at AAU som statslig myndighed i nogle tilfælde kan være forpligtet til at journalisere og/eller aflevere oplysningerne til Rigsarkivet. Når oplysningerne afleveres til Rigsarkivet, omfattes de af arkivlovens regler, der bl.a. kræver tilladelse fra Datatilsynet til udlevering af personoplysninger.
Vi videregiver dine oplysninger i disse tilfælde og til disse modtagere
I forbindelse med lønudbetalinger videregiver vi følgende oplysninger til disse modtagere:
- Økonomistyrelsen gennem Statens Lønløsning: Navn, CPR.nr., adresse, TIN-nr., bankoplysninger, e-mail, beskæftigelsesgrad.
- Skattestyrelsen: Navn, CPR.nr., adresse, TIN-nr., e-mail, oplysninger om løn, oplysninger om pension.
- Statens administration: Navn og beskæftigelsesgrad, cpr.nr., oplysninger om løn, pension.
- Feriekonto: Navn, CPR.nr., netto feriepenge, ferie år.
- Pensionskasser og banker: Navn, CPR.nr., beløb.
Videregivelsen af dine oplysninger er nødvendig for at vi kan udbetale din løn, eller fordi vi lovgivningsmæssigt er pålagt at videregive de pågældende oplysninger.
Vi kan lovligt videregive dine personoplysninger (eller dele af dine personoplysninger) til konkrete modtagere til formål, der ikke er uforenelige med de oprindelige formål og i overensstemmelse med gældende lovgivning. I enkelte tilfælde kan vi blive pålagt af andre offentlige myndigheder at udlevere personoplysninger om dig efter sektorspecifik lovgivning (GDPR art. 6, stk. 1, litra e) til brug for statistik, undersøgelser, politisk arbejde, aktindsigt og andre samfundsmæssige opgaver, som vi pålægges.
Har du spørgsmål?
Har du spørgsmål til hvordan AAU behandler dine personoplysninger i forbindelse med lønforhandlinger, lønudbetaling og mer- og overarbejde, kan du kontakte HR her: Kontakt HR -Aalborg Universitet
Derfor behandler vi dine personoplysninger
I forbindelse med afholdelse af interne kurser og møder behandler vi dine personoplysninger til planlægning og afvikling af kurset/mødet for at kunne sikre din deltagelse og inddragelse. Er du leder eller ansvarlig for håndtering af faktura, behandler vi også dine personoplysninger for at kunne tilmelde din medarbejder/kollega.
Vi behandler disse oplysninger om dig
Navn, arbejds-email, telefonnr., medarbejder-ID, stilling/titel, ansættelsessted.
Vi behandler personoplysningerne med grundlag i følgende lovgivning: Databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra e, bogføringslovens §§ 5 og 12, samt universitetsloven § 2.
Ved bestilling af mødeforplejning: oplysninger om forplejningsmæssige hensyn. Vi har modtaget oplysningerne direkte fra dig. Vi behandler personoplysningerne med grundlag i følgende lovgivning: Databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra a og art. 9, stk. 2 litra a.
Sådan opbevarer vi dine personoplysninger
Vi opbevarer dine personoplysninger sikkert og fortroligt i overensstemmelse med gældende regler for informationssikkerhed. Det er kun medarbejdere, der har et arbejdsbetinget behov, der har adgang til at behandle personoplysningerne.
Udover opbevaring af personoplysninger på lokale servere på AAU, anvender vi leverandører af IT-systemer såsom Microsoft og KMD WorkZone til generel behandling af personoplysninger. Vi har indgået databehandleraftaler med leverandørerne. Det betyder bl.a. at leverandørerne er underlagt instruks fra AAU, tavshedspligt og overholdelse af databeskyttelsesreglerne og anden relevant lovgivning.
Særligt i forbindelse med interne kurser, anvender vi leverandøren Plan2learn, som vi har en databehandleraftale med.
Så længe behandler og opbevarer vi dine personoplysninger
Vi behandler dine personoplysninger så længe du er ansat, og så længe oplysningerne er nødendige for os at behandle ift. Formålet. Derefter slettes oplysningerne.
Oplysninger i Plan2Learn opbevares så længe du er ansat.
Mødeindkaldelser findes i Microsoft Outlook, så længe en medarbejder er ansat. Herefter slettes kontoen. Opbevaringsperioden for deltagerlister følger beskrivelsen under fakturaer under ”Administration vedr. økonomi, regnskab, indkøb, økonomikontroller og analyse” i denne persondatapolitik.
Vi opbevarer dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt i forhold til formålet. Herefter sletter, anonymiserer eller arkiverer (efter arkivloven) vi dine personoplysninger.
Arkivering af dine personoplysninger efter arkivloven betyder, at AAU som statslig myndighed i nogle tilfælde kan være forpligtet til at journalisere og/eller aflevere oplysningerne til Rigsarkivet. Når oplysningerne afleveres til Rigsarkivet, omfattes de af arkivlovens regler, der bl.a. kræver tilladelse fra Datatilsynet til udlevering af personoplysninger.
Vi videregiver dine oplysninger i disse tilfælde og til disse modtagere
I forbindelse med mødeforplejning videregiver vi dine personoplysninger til AAU’s kantine udbydere Jespers Torvekøkken og Cheval Blanc Kantiner: Navne og evt. forplejningsmæssige hensyn.
I visse tilfælde har eksterne kursusholdere behov for at modtage oplysninger om dig til forberedelse af kurset. I den forbindelse kan oplysninger om dig blive videregivet.
Deltagerlister med navne og e-mail er tilgængelige i Outlook for alle mødedeltagere, dvs. også for deltagere uden for AAU.
Vi kan lovligt videregive dine personoplysninger (eller dele af dine personoplysninger) til konkrete modtagere til formål, der ikke er uforenelige med de oprindelige formål og i overensstemmelse med gældende lovgivning. I enkelte tilfælde kan vi blive pålagt af andre offentlige myndigheder at udlevere personoplysninger om dig efter sektorspecifik lovgivning (GDPR art. 6, stk. 1, litra e) til brug for statistik, undersøgelser, politisk arbejde, aktindsigt og andre samfundsmæssige opgaver, som vi pålægges.
Har du spørgsmål?
Har du spørgsmål til hvordan AAU behandler dine personoplysninger i forbindelse med interne kurser og møder, kan du kontakte HR her: Kontakt HR - Aalborg Universitet
Derfor behandler vi dine personoplysninger
For at kunne udstede dit AAU-adgangskort og administrere din adgang til AAU’s bygninger og lokaler, oprette dig i Webbook og Symmetry, for at give dig adgang til at låne AAU’s biler for ansatte samt foretage kørselsrekvisition, er det nødvendigt at vi behandler dine personoplysninger.
Vi behandler disse oplysninger om dig
- Oprettelse til adgangssystem Symmetry: Medarbejdernummer, navn, fødselsdag, ansættelses dato og evt. ophørsdato.
- Oprettelse af bruger i webbook: Brugernavn, password, arbejdse-mail, navn, firma, arbejds-telefonnr., rettighed til at booke.
- Billån til ansatte: Navn, kørekortnr., hvilken bil der er tilladelse til at benytte.
- Fast kørselsrekvisition: Navn, kørekortnr. og hvilke biler du har tilladelse til at benytte.
- AAU card: Medarbejdernr., navn, fødselsdag, portrætbillede, ansættelsesdato og evt. ophørsdato.
Vi har modtaget oplysningerne direkte fra dig i forbindelse med din ansættelse.
Vi behandler personoplysningerne med grundlag i følgende lovgivning: Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra b samt databeskyttelseslovens § 12.
Sådan opbevarer vi dine personoplysninger
Vi opbevarer dine personoplysninger sikkert og fortroligt i overensstemmelse med gældende regler for informationssikkerhed. Det er kun medarbejdere, der har et arbejdsbetinget behov, der har adgang til at behandle personoplysningerne.
Udover opbevaring af personoplysninger på lokale servere på AAU, anvender vi leverandører af IT-systemer såsom Microsoft og KMD WorkZone til generel behandling af personoplysninger. Vi har indgået databehandleraftaler med leverandørerne. Det betyder bl.a. at leverandørerne er underlagt instruks fra AAU, tavshedspligt og overholdelse af databeskyttelsesreglerne og anden relevant lovgivning.
Særligt i forbindelse med disse arbejdsprocesser anvender vi Symmetry og Webbook.
Så længe behandler og opbevarer vi dine personoplysninger
- Oprettelse til adgangssystem Symmetry: Under hele ansættelsen og indtil 6 måneder efter endt ansættelsesophør.
- Webbook: 5 år efter du er blevet oprettet.
- Billån: 1 år efter der er oprettet en kørselsrekvisition.
- Fast kørselsrekvisition: 1 år efter oprettelse af en kørselrekvisition ved enkelt rekvisition, og ved fast rekvisition, når ansættelsesforholdet på AAU ophører.
- AAU card: I ansættelsesperioden. 60 dage efteransættelsesophør bliver din AAU-konto nedlagt.
Vi opbevarer dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt i forhold til formålet. Herefter sletter, anonymiserer eller arkiverer (efter arkivloven) vi dine personoplysninger.
Arkivering af dine personoplysninger efter arkivloven betyder, at AAU som statslig myndighed i nogle tilfælde kan være forpligtet til at journalisere og/eller aflevere oplysningerne til Rigsarkivet. Når oplysningerne afleveres til Rigsarkivet, omfattes de af arkivlovens regler, der bl.a. kræver tilladelse fra Datatilsynet til udlevering af personoplysninger.
Vi videregiver dine oplysninger i disse tilfælde og til disse modtagere
Vi kan lovligt videregive dine personoplysninger (eller dele af dine personoplysninger) til konkrete modtagere til formål, der ikke er uforenelige med de oprindelige formål og i overensstemmelse med gældende lovgivning. I enkelte tilfælde kan vi blive pålagt af andre offentlige myndigheder at udlevere personoplysninger om dig efter sektorspecifik lovgivning (GDPR art. 6, stk. 1, litra e) til brug for statistik, undersøgelser, politisk arbejde, aktindsigt og andre samfundsmæssige opgaver, som vi pålægges.
Har du spørgsmål?
Har du spørgsmål til hvordan AAU behandler dine personoplysninger i forbindelse med Adgang til adgangssystem, lokaler, billeje og kørselsrekvisition, kan du kontakte Campus Service her: Campus Service - Aalobrg Universitet
Derfor behandler vi dine personoplysninger
For at kunne yde administrativ understøttelse af AAU’s forskning og samarbejde med omverden er det nødvendigt for os at behandle dine personoplysninger i forbindelse med fundingrådgivning, projektledelse, juridisk rådgivning, rådgivning om forskningssikkerhed, udarbejdelse og forhandling af aftaler i forbindelse med forskningssamarbejde og databeskyttelse, håndtering af ansøgninger og godkendelser til Forskningsetisk Komité, administrativ håndtering af PhD studerendes uddannelsesforløb, understøttelse af missionsdrevet forskning, som AAU deltager i eller leder, proceskortlægning og -optimering af administrative processer.
Vi behandler disse oplysninger om dig i disse tilfælde
- Support af fundingansøgninger og projektledelse: Navn, titel, e-mail, telefonnummer, ansættelsessted. I visse tilfælde også fødselsdato og sted, nationalitet, køn, antal børn, løn, timesedler, forskningserfaring, erfaring med funding, kompetencer, publikationslister og forskningsinteresser.
- Fundingrelaterede kurser, seminarer og events: Navn, e-mail, arbejdsplads. I nogle tilfælde titel, telefonnummer, uddannelsesoplysninger, statsborgerskab.
- Udarbejdelse af konsekvensanalyser: Navn, CPR.nr., arbejds-email, arbejds-telefonnr., afdelingstilknytning, titel/stilling.
- Art. 30-processer: Navn, CPR.nr., arbejds-email, arbejds-telefonnr., afdelingstilknytning, titel/stilling.
- Juridisk rådgivning og rådgivning om forskningssikkerhed: Navn, titel, arbejdsplads og afdeling, arbejds-email og telefonnr., tidligere uddannelse, tidligere ansættelsesforhold, etnisk oprindelse i forbindelse med risikovurderinger/screeninger, oplysninger i CV om medlemskab af religiøst eller politisk forening, , publikationsoplysninger, adresse, CV, ansøgning, fagområdet, familieforhold, eksterne samarbejdspartnere, rådgivning kan omfatte vurderinger knyttet til overtrædelser af lovgivning (eksportkontrol, forvaltningsloven, økonomiske uregelmæssigheder).
- Indgåelse af kontrakter: Navn, arbejds-email, arbejdstelefonnummer, privat telefonnummer.
- Forskningsetisk Komité: navn, titel, arbejdstelefonnr. og e-mail, afdelingstilknytning/institut.
Vi har modtaget oplysningerne direkte fra dig, din kollega eller leder.
Vi behandler personoplysningerne med grundlag i følgende lovgivning: Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra e, art. 9, stk. 2, litra g, universitetslovens § 2, stk. 2 og 3, samt databeskyttelsesforordningens art. 26, stk.1, art. 28 stk. 3, art. 30, stk. 1 og 2, art. 35, stk. 1 og art. 46, stk. 2.
For rådgivning tilknyttet risikovurderinger på sikkerhedsområdet:
- PET Sikkerhedsgodkendelser: Databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra c, art. 10, sikkerhedscirkulære CIR1H nr. 10338 af 17/12/2014
- Rådgivning ved risikovurderinger af ansættelser: Reglerne om eksportkontrol og sanktioner (herunder Dual-Use forordningen) og URIS-retningslinjerne
Sådan opbevarer vi dine personoplysninger
Vi opbevarer dine personoplysninger sikkert og fortroligt i overensstemmelse med gældende regler for informationssikkerhed. Det er kun medarbejdere, der har et arbejdsbetinget behov, der har adgang til at behandle personoplysningerne.
Udover opbevaring af personoplysninger på lokale servere på AAU, anvender vi leverandører af IT-systemer såsom Microsoft og KMD WorkZone til generel behandling af personoplysninger. Vi har indgået databehandleraftaler med leverandørerne. Det betyder bl.a. at leverandørerne er underlagt instruks fra AAU, tavshedspligt og overholdelse af databeskyttelsesreglerne og anden relevant lovgivning.
Så længe behandler og opbevarer vi dine personoplysninger
- Support af fundingansøgninger og projektledelse: I perioden indtil der er truffet afgørelse vedr. ansøgningen og herefter i 5 år efter ansøgning eller final payment, dog enkelte oplysninger følger administration af økonomi [indsæt link].
- Fundingrelaterede kurser, seminarer og events: Indtil afholdelse og herefter i 5 år.
- Konsekvensanalyser og art. 30-processer: Oplysningerne behandles og opbevares så længe forskningsprojektet er aktivt, og forskningsdata opbevares. Herefter arkiveres analysen.
- Juridisk rådgivning og rådgivning om forskningssikkerhed: Oplysningerne behandles under hele bevillingsperiode/aftaleperiode og opbevares i 20 år herefter.
- Forskningsetisk Komité: Oplysningerne behandles under sagsbehandlingen, og i 3 år efter afslag eller forskningsaktivitetsløbetid udløber.
Vi opbevarer dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt i forhold til formålet. Herefter sletter, anonymiserer eller arkiverer (efter arkivloven) vi dine personoplysninger
Arkivering af dine personoplysninger efter arkivloven betyder, at AAU som statslig myndighed i nogle tilfælde kan være forpligtet til at journalisere og/eller aflevere oplysningerne til Rigsarkivet. Når oplysningerne afleveres til Rigsarkivet, omfattes de af arkivlovens regler, der bl.a. kræver tilladelse fra Datatilsynet til udlevering af personoplysninger.
Vi videregiver dine oplysninger i disse tilfælde og til disse modtagere
- Support af fundingansøgninger og projektledelse: Bevillingsgivere og evt. eksterne konsulenter tilknyttet eller projektets konsortium: navn, titel, e-mail, telefonnr., arbejdssted. Videregivelsen sker for at sikre samarbejdet og modtagelse af bevillingen.
- Fundingrelaterede kurser, seminarer og events: Eksterne konsulenter, samarbejdspartnere, oplægsholdere i forbindelse med eventet mv. kan navn, e-mail og arbejdsplads blive videregivet. Videregivelsen sker for at sikre din deltagelse.
- Konsekvensanalyser og art. 30: AAU er i visse tilfælde forpligtet til at videregive følgende oplysninger til DPO og/eller Datatilsynet: Navn, arbejds-email, arbejdstelefonnummer, afdelingstilknytning, titel, stilling.
- For at kunne give juridisk rådgivning, indgå kontrakter og rådgive om forskningssikkerhed:
- Ved overtrædelser eller ved audit videregives oplysninger til DPO, revisor, politi eller andre relevante myndigheder, hvor det er påkrævet.
- Almindelige personoplysninger videregives til samarbejdspartnere i forbindelse med kontraktindgåelse og korrespondance både inden for og uden for EU (jf. databeskyttelsesforordningens art. 45, stk. 1 eller art. 49, stk. 1, litra b, c eller d afhængigt af overførselstype).
Vi kan lovligt videregive dine personoplysninger (eller dele af dine personoplysninger) til konkrete modtagere til formål, der ikke er uforenelige med de oprindelige formål og i overensstemmelse med gældende lovgivning. I enkelte tilfælde kan vi blive pålagt af andre offentlige myndigheder at udlevere personoplysninger om dig efter sektorspecifik lovgivning (GDPR art. 6, stk. 1, litra e) til brug for statistik, undersøgelser, politisk arbejde, aktindsigt og andre samfundsmæssige opgaver, som vi pålægges.
Har du spørgsmål?
Har du spørgsmål til hvordan AAU behandler dine personoplysninger i forbindelse med forskningsstøtte, kan du kontakte Forskningsservice her: forskningsservice.aau.dk - Aalborg Universitet
Derfor behandler vi dine personoplysninger
For at kunne yde støtte til den kommercielle udnyttelse af resultaterne af AAU’s forskning, er det nødvendigt for os at behandle dine personoplysninger. Det sker bl.a. i det tilfælde, at du er opfinder/ophavsmand til opfindelse eller software, som indberettes til AAU, eller hvis du er i kontakt med Forskningsinnovation, fordi du søger midler til kommerciel modning af din teknologi eller påtænker at stifte start up på baggrund af dine ikke patenterbare forskningsresultater.
Vi behandler disse oplysninger om dig
I forbindelse med kommercialisering af opfindelse eller software, som du har bidraget til, behandler vi navn, stillingsbetegnelse, tjenestested, arbejds-email, nationalitet og eventuelt privatadresse og privat e-mailadresse.
Hvis du er i kontakt med AAU med henblik på at kommercialisere dine ikke patenterbare forskningsresultater eller i forbindelse med ansøgning om midler til kommerciel modning af din teknologi, behandler vi dit navn og de kontaktdata, oftest e-mailadresse og telefonnummer, som du selv oplyser.
I nogle tilfælde behandles også billed- og videomateriale med dig for synliggørelse af din teknologi.
Vi har modtaget oplysningerne fra dig i forbindelse med din indberetning om opfindelser eller software, ved indlevering af patentansøgning med dig som opfinder/medopfinder eller ved din henvendelse til Forskningsinnovation for understøttelse af kommercielle muligheder for ikke patenterbare forskningsresultater.
Vi behandler personoplysningerne med grundlag i følgende lovgivning: Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra e, databeskyttelsesloven § 11 og universitetslovens § 2, stk. 3. Lov om opfindelser ved offentlige forskningsinstitutioner § 1, § 10, § 12, stk. 1, og § 14, patentlovens § 8, stk. 4 og § 20.
Sådan opbevarer vi dine personoplysninger
Vi opbevarer dine personoplysninger sikkert og fortroligt i overensstemmelse med gældende regler for informationssikkerhed. Det er kun medarbejdere, der har et arbejdsbetinget behov, der har adgang til at behandle personoplysningerne.
Udover opbevaring af personoplysninger på lokale servere på AAU, anvender vi leverandører af IT-systemer såsom Microsoft og KMD WorkZone til generel behandling af personoplysninger. Vi har indgået databehandleraftaler med leverandørerne. Det betyder bl.a. at leverandørerne er underlagt instruks fra AAU, tavshedspligt og overholdelse af databeskyttelsesreglerne og anden relevant lovgivning.
Til sagshåndtering anvender vi Inteum, som vi har indgået en databehandleraftale med.
Så længe behandler og opbevarer vi dine personoplysninger
Vi behandler dine personoplysninger så længe kommercialiseringsaktiviteten er i gang, og herefter opbevarer vi dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt i forhold til formålet. Herefter sletter, anonymiserer eller arkiverer (efter arkivloven) vi dine personoplysninger.
Arkivering af dine personoplysninger efter arkivloven betyder, at AAU som statslig myndighed i nogle tilfælde kan være forpligtet til at journalisere og/eller aflevere oplysningerne til Rigsarkivet. Når oplysningerne afleveres til Rigsarkivet, omfattes de af arkivlovens regler, der bl.a. kræver tilladelse fra Datatilsynet til udlevering af personoplysninger.
Vi videregiver dine oplysninger i disse tilfælde og til disse modtagere
I forbindelse med nyhedsscreening af den opfindelse, du har bidraget til, videregiver vi de oplysninger om navn og kontaktdata du har angivet på indberetningsskemaet til patentbureau. Ved indlevering af patentansøgning med dig som opfinder/medopfinder, videregiver vi dit navn og den adresse, du har oplyst, til patentmyndighederne (i Danmark Patent- og Varemærkestyrelsen), oftest via patentbureau. Hvis patentansøgningen er aktiv efter 18 måneder, vil alle oplysninger om patentansøgningen, inkl. opfinderne navne og de adresser, de har oplyst til AAU, blive offentliggjort. Hvis patentansøgningen fortsat er aktiv efter 30 måneder, videregives oplysningerne via patentbureau til nationale patentmyndigheder i alle de lande, hvor der ønskes patent.
I forbindelse med kommercialisering af de forskningsresultater, du har bidraget til, kan de oplysninger, du har givet om navn, adresse og kontaktdata blive videregivet til samarbejdspartnere andre universiteter, patentbureauer, virksomheder, fonde og/eller offentlige myndigheder både inden for og uden for EU i forbindelse med patentansøgning, licensoverdragelse og sagsbehandling/kommunikation i den forbindelse. Overførselsgrundlaget er databeskyttelsesforordningens art. 45, stk. 1 eller art. 49, stk. 1, litra e. Formålet med videregivelsen er at informere involverede parter om, hvem der har frembragt de forskningsresultater, som forsøges kommercialiseret og ved patentering at efterleve kravene fra patentmyndighederne.
Vi kan lovligt videregive dine personoplysninger (eller dele af dine personoplysninger) til konkrete modtagere til formål, der ikke er uforenelige med de oprindelige formål og i overensstemmelse med gældende lovgivning. I enkelte tilfælde kan vi blive pålagt af andre offentlige myndigheder at udlevere personoplysninger om dig efter sektorspecifik lovgivning (GDPR art. 6, stk. 1, litra e) til brug for statistik, undersøgelser, politisk arbejde, aktindsigt og andre samfundsmæssige opgaver, som vi pålægges.
Har du spørgsmål?
Har du spørgsmål til hvordan AAU behandler dine personoplysninger i forbindelse innovation, entreprenørskab og kommercialisering, kan du kontakte AAU Innovation her: aauinnovation@adm.aau.dk
Derfor behandler vi dine personoplysninger
For at kunne yde administrativ understøttelse af AAU’s forskning og formidling af denne, er det nødvendigt for os at behandle dine personoplysninger i forbindelse med forskningsregistrering og -formidling samt person- og brugeroprettelse i Pure samt foretage VBN-analyser.
Vi behandler disse oplysninger om dig
Navn, arbejds-email, arbejdstelefonnummer, tjenestested, køn, profilfoto, stillingsbetegnelse, medarbejdernummer, AAU-ID, stillingstype (VIP, TAP mv.), publikationsliste.
Vi har modtaget oplysningerne fra HR i forbindelse med din ansættelse.
Vi behandler personoplysningerne med grundlag i følgende lovgivning: Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra e og databeskyttelseslovens §§ 11 og 12.
Sådan opbevarer vi dine personoplysninger
Vi opbevarer dine personoplysninger sikkert og fortroligt i overensstemmelse med gældende regler for informationssikkerhed. Det er kun medarbejdere, der har et arbejdsbetinget behov, der har adgang til at behandle personoplysningerne.
Udover opbevaring af personoplysninger på lokale servere på AAU, anvender vi leverandører af IT-systemer såsom Microsoft og KMD WorkZone til generel behandling af personoplysninger. Vi har indgået databehandleraftaler med leverandørerne. Det betyder bl.a. at leverandørerne er underlagt instruks fra AAU, tavshedspligt og overholdelse af databeskyttelsesreglerne og anden relevant lovgivning.
Derudover anvender vi Pure API, Scival og ORCID, som AAU har databehandleraftaler med.
Så længe behandler og opbevarer vi dine personoplysninger
Vi opbevarer dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt i forhold til formålet. Herefter sletter, anonymiserer eller arkiverer (efter arkivloven) vi dine personoplysninger.
Arkivering af dine personoplysninger efter arkivloven betyder, at AAU som statslig myndighed i nogle tilfælde kan være forpligtet til at journalisere og/eller aflevere oplysningerne til Rigsarkivet. Når oplysningerne afleveres til Rigsarkivet, omfattes de af arkivlovens regler, der bl.a. kræver tilladelse fra Datatilsynet til udlevering af personoplysninger.
Vi videregiver dine oplysninger i disse tilfælde og til disse modtagere
Din personprofil offentliggøres på vbn.aau.dk. Formålet hermed er at synliggøre og formidle forskning udført ved og i samarbejde med AAU
Vi kan lovligt videregive dine personoplysninger (eller dele af dine personoplysninger) til konkrete modtagere til formål, der ikke er uforenelige med de oprindelige formål og i overensstemmelse med gældende lovgivning. I enkelte tilfælde kan vi blive pålagt af andre offentlige myndigheder at udlevere personoplysninger om dig efter sektorspecifik lovgivning (GDPR art. 6, stk. 1, litra e) til brug for statistik, undersøgelser, politisk arbejde, aktindsigt og andre samfundsmæssige opgaver, som vi pålægges.
Har du spørgsmål?
Har du spørgsmål til hvordan AAU behandler dine personoplysninger i forbindelse med forskningsregistrering og formidling, kan du kontakte Aalborg Universitetsbibliotek (AUB) på Aalborg Universitetsbibliotek i Aalborg, Esbjerg og København - Aalborg Universitet
Derfor behandler vi dine personoplysninger
- Rejseudlæg og kontrol: Registrering, administration og udbetaling af rejsekompensation, når du har rejst i forbindelse med dit arbejde for AAU samt kontrol og revision.
- Udbud og indkøb: Når du deltager i et af AAU´s udbud eller indkøb.
- Registrering af anlæg og udstyr: Formålet med behandling af dine personoplysninger er at registrere og administrere medarbejderes brug og opbevaring af udstyr på AAU.
- Controlling og projektøkonomi: Til oprettelse af projekter i projektsystem, regnskabsafrapportering overfor bevillingsgiver og i partnerregnskaber samt timeregistrering.
- Lokal lønkontrol: Når AAU foretager lokal lønkontrol.
- Kreditorer og debitorer: Behandling og/eller udstedelse af fakturaer.
- Budgettering og bogholderi i forbindelse med driften af AAU.
- Analyse: Indberetninger til eksterne myndigheder og analyser til internt brug.
Vi behandler disse oplysninger om dig
Navn, CPR.nr., adresse, arbejdstelefonnr., arbejds-email, medarbejder nr., privat adresse og e-mail og derudover specifikt:
- Rejseudlæg: køn, fødselsdato, kørekort, registreringsnr. på den anvendte bil, tilknytning til en eller flere institutioner, pasnr., arbejdstilladelse.
- Controlling og projektøkonomi: fødselsdato, foto-id, uddannelse, kursusbeviser, udtalelser, beskæftigelse, opgave, løn, SKAT, pension, kontonr., nationalitet, oplysning om fravær og sygdom, registreringsnr. på bil.
- Lokal lønkontrol: Oplysninger om løn, oplysninger om pension, oplysninger om fravær og sygdom, medarbejdernr.
- Kreditorer og debitorer: Fødselsdato, kontonummer, registreringsnummer på bil, medarbejdernr. Helbredsoplysninger der kan være påført fakturaen som tekst af leverandøren.
- Budgettering og bogholderi: Oplysninger om løn, oplysninger om pension, oplysninger om fravær, sygdom, oplysning om påtænkt uddannelse, studieretning, medarbejdernr.
- Analyse: Oplysninger om løn, oplysninger om pension, oplysninger om fravær og sygdom, medarbejdernr.
Vi har modtaget oplysningerne fra HR, som har indhentet direkte hos dig.
Vi behandler personoplysningerne med grundlag i følgende lovgivning: Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra c, art. 9, stk. 2 litra b og databeskyttelseslovens § 11 og § 10, stk. 1 (analyse og statistik).
Bekendtgørelse om statens regnskabsvæsen, Skattelovgivningen, Bekendtgørelse af lov om universiteter (universitetsloven), Bekendtgørelse om tilskud, regnskab og revision m.v. ved universiteterne, Finansministeriets budgetvejledning, Bekendtgørelse af udbudsloven, Tilbudsloven, Finansministeriets budgetvejledning Cirkulære om Tjenesterejseaftalen. Bekendtgørelse om obligatorisk digital indberetning til Danmarks Statistik, UFM Indberetningsinstruks.
Sådan opbevarer vi dine personoplysninger
Vi opbevarer dine personoplysninger sikkert og fortroligt i overensstemmelse med gældende regler for informationssikkerhed. Det er kun medarbejdere, der har et arbejdsbetinget behov, der har adgang til at behandle personoplysningerne.
Udover opbevaring af personoplysninger på lokale servere på AAU, anvender vi leverandører af IT-systemer såsom Microsoft og KMD WorkZone til generel behandling af personoplysninger. Vi har indgået databehandleraftaler med leverandørerne. Det betyder bl.a. at leverandørerne er underlagt instruks fra AAU, tavshedspligt og overholdelse af databeskyttelsesreglerne og anden relevant lovgivning.
Særligt i forbindelse med disse opgaver inden for økonomi, regnskab, udbud/indkøb og controlling, anvender vi Oracle ERP, VAX 360 og WBM (MySupply), som AAU har indgået en databehandleraftale med.
Så længe behandler og opbevarer vi dine personoplysninger
- Rejseudlæg og kontrol: I Oracle ERP i 20 år fra udgangen af det regnskabsår, som oplysningen vedrører og i WorkZone i 5 år efter løbende regnskabsår
- Udbud og indkøb: I hele kontraktens varighed, dog minimum 3 år fra kontraktens tildelingstidspunkt, jf. udbudsloven.
- Registrering af anlæg og udstyr: I hele ansættelsen og herefter i 5 år efter løbende regnskabsår
- Controlling og projektøkonomi: I Oracle ERP i 20 år fra udgangen af det regnskabsår, som oplysningen vedrører og i WorkZone i 5 år efter løbende regnskabsår
- Lokal lønkontrol: I kontrolperioden og herefter 3 år fra periodens afslutning
- Kreditorer og debitorer: I Oracle ERP i 20 år fra udgangen af det regnskabsår, som oplysningen vedrører og i WorkZone i 5 år efter løbende regnskabsår
- Budgettering og bogholderi: Indeværende år og herefter i 5 år efter løbende regnskabsår for budgettering og for bogholderi i Oracle ERP i 20 år fra udgangen af det regnskabsår, som oplysningen vedrører og i WorkZone i 5 år efter løbende regnskabsår
- Analyse: Under opgaveperioden og herefter i 30 år.
Vi opbevarer dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt i forhold til formålet. Herefter sletter, anonymiserer eller arkiverer (efter arkivloven) vi dine personoplysninger.
Arkivering af dine personoplysninger efter arkivloven betyder, at AAU som statslig myndighed i nogle tilfælde kan være forpligtet til at journalisere og/eller aflevere oplysningerne til Rigsarkivet. Når oplysningerne afleveres til Rigsarkivet, omfattes de af arkivlovens regler, der bl.a. kræver tilladelse fra Datatilsynet til udlevering af personoplysninger.
Vi videregiver dine oplysninger i disse tilfælde og til disse modtagere
I alle tilfælde videregives personoplysninger til Deloitte til institutionsrevision og herudover specifikt:
- Rejseudlæg og kontrol: CWT som leverandør til bestilling af rejser, banker og Wordline til udenlandske kortbetalinger, Mobilepay.
- Kreditorer og debitorer: Skattestyrelsen ved skatteindberetning og banker ved betaling.
- Budgettering og bogholderi: Eksterne samarbejdspartnere og bevillingsgivere, banker og Wordline til kortbetalinger, Mobilepay.
- Analyse: Obligatorisk indberetning til Danmarks Statistik, Undervisnings- og Forskningsministeriet og Børne- og Undervisningsministeriet.
Vi kan lovligt videregive dine personoplysninger (eller dele af dine personoplysninger) til konkrete modtagere til formål, der ikke er uforenelige med de oprindelige formål og i overensstemmelse med gældende lovgivning. I enkelte tilfælde kan vi blive pålagt af andre offentlige myndigheder at udlevere personoplysninger om dig efter sektorspecifik lovgivning (GDPR art. 6, stk. 1, litra e) til brug for statistik, undersøgelser, politisk arbejde, aktindsigt og andre samfundsmæssige opgaver, som vi pålægges.
Har du spørgsmål?
Har du spørgsmål til hvordan AAU behandler dine personoplysninger i forbindelse med administration vedr. økonomi, regnskab, indkøb, økonomikontroller og analyse, kan du kontakte Økonomiafdelingen her: Kontakt informationer for økonomiafdelingen på Aalborg Universitet (AAU) - Aalborg Universitet
Derfor behandler vi dine personoplysninger
For at kunne give dig adgang til AAU’s systemer og support, skal du have en brugerprofil. I den forbindelse behandler vi dine personoplysninger. Vi kan desuden behandle dine personoplysninger ifm. systemudvikling og vedligehold med det formål at sikre, at AAU’s systemer fortsat er tilstrækkeligt opdaterede og beskyttede.
Vi behandler disse oplysninger om dig
Adgang og teknisk understøttelse ved brug af AAU’s systemer og udstyr: Afhængigt af hvilket system, der skal gives adgang til, behandles følgende systemrelevante ID’er: AAUID, medarbejdernr., IP-adresse og StatHR ID. Herudover behandles følgende oplysninger i forbindelse med identitet- og rettighedsstyring: navn, CPR.nr., afdeling, arbejds-email, arbejds-telefonnr., tjenestested, evt. privat e-mail og privat telefonnummer.
Supportproces: I forbindelse med teknisk support behandles ovenstående oplysninger i det omfang de er relevante. Herudover behandles der evt. logningsoplysninger, og hvis din henvendelse indeholder følsomme personoplysninger, behandler vi også disse.
Systemudvikling og vedligehold: Som udgangspunkt behandler vi ikke dine personoplysninger ifm. systemudvikling og vedligehold. I det omfang det er nødvendigt at benytte personoplysninger for at sikre systemers korrekte funktionalitet, behandler vi oplysninger om dig. Typen af oplysninger er afhængigt af det konkrete system, der er under udvikling, test eller vedligehold.
Vi har modtaget oplysningerne fra dig i forbindelse med din ansættelse og/eller henvendelse. AAUID, arbejds-telefonnr. og medarbejdernummer tildeles af AAU.
Vi behandler personoplysningerne med grundlag i følgende lovgivning: Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra b, art. 9, stk. 2, litra b og art. 32, databeskyttelseslovens §§ 11 og 12, samt universitetslovens § 2.
Sådan opbevarer vi dine personoplysninger
Vi opbevarer dine personoplysninger sikkert og fortroligt i overensstemmelse med gældende regler for informationssikkerhed. Det er kun medarbejdere, der har et arbejdsbetinget behov, der har adgang til at behandle personoplysningerne.
Udover opbevaring af personoplysninger på lokale servere på AAU, anvender vi leverandører af IT-systemer såsom Microsoft, KMD WorkZone til generel behandling af personoplysninger. Vi har indgået databehandleraftaler med leverandørerne. Det betyder bl.a. at leverandørerne er underlagt instruks fra AAU, tavshedspligt og overholdelse af databeskyttelsesreglerne og anden relevant lovgivning.
Særligt i forbindelse med identitet- og rettighedsstyring anvender vi IDM (IdentityIQ), AD og Entra ID. I forbindelse med brugerdata i AAU’s LMS (Moodle) anvender vi data fra STADS og Modulbasen. I forbindelse med supportproces anvender vi ServiceNow, som AAU har indgået en databehandleraftale med.
Så længe behandler og opbevarer vi dine personoplysninger
Vi behandler dine personoplysninger så længe du er ansat, og herefter opbevarer vi oplysningerne i 5 år efter sidste aktive tilknytning for at kunne sikre sammenhæng i brugernavne. Oplysninger i IDM, AD og Entra ID vil typisk opbevares i maksimalt 3 måneder efter din tilknytning til AAU stopper. Kursusinformation i Moodle opbevares i 6 år, hvorefter de slettes. Supportsager opbevares i 5 år plus indeværende år.
Vi opbevarer dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt i forhold til formålet. Herefter sletter, anonymiserer eller arkiverer (efter arkivloven) vi dine personoplysninger.
Arkivering af dine personoplysninger efter arkivloven betyder, at AAU som statslig myndighed i nogle tilfælde kan være forpligtet til at journalisere og/eller aflevere oplysningerne til Rigsarkivet. Når oplysningerne afleveres til Rigsarkivet, omfattes de af arkivlovens regler, der bl.a. kræver tilladelse fra Datatilsynet til udlevering af personoplysninger.
Vi videregiver dine oplysninger i disse tilfælde og til disse modtagere
Identitetsstyring: For at kunne sikre adgang til systemer som udbydes på AAU, herunder support, kan det i visse tilfælde blive nødvendigt at videregive dine oplysninger om login, navn, arbejds-email og brugernavn til systemleverandører. Det kan indebære systemleverandører uden for EU i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens art. 45, stk. 1 eller art. 46, stk. 2, litra c.
Vi kan lovligt videregive dine personoplysninger (eller dele af dine personoplysninger) til konkrete modtagere til formål, der ikke er uforenelige med de oprindelige formål og i overensstemmelse med gældende lovgivning. I enkelte tilfælde kan vi blive pålagt af andre offentlige myndigheder at udlevere personoplysninger om dig efter sektorspecifik lovgivning (GDPR art. 6, stk. 1, litra e) til brug for statistik, undersøgelser, politisk arbejde, aktindsigt og andre samfundsmæssige opgaver, som vi pålægges.
Har du spørgsmål?
Har du spørgsmål til hvordan AAU behandler dine personoplysninger i forbindelse med systemadgang og support, kan du kontakte ITS Support her: support@its.aau.dk
Derfor behandler vi dine personoplysninger
Security operation: For at tilvejebringe nødvendig IT-sikkerhed på AAU, monitorerer vi brug af udleveret IT udstyr og udbudt software og i den forbindelse indsamler og behandler vi personoplysninger om dig.
Netværks monitorering: Til IT sikkerhedsmæssige formål foretager AAU netværksmonitorering ved brug af AAU netværk. For at kunne identificere brugere ud fra netværkstrafik oplysninger, f.eks. i forbindelse efterforskning af sager om overtrædelse af AAU´s vilkår for anvendelse af netværk, indsamler og behandler vi personoplysninger om dig.
Tv-overvågning: Til sikkerhedsmæssige formål har AAU etableret tv-overvågning på AAU’s lokationer. Hvis du færdes på AAU’s lokationer, kan du være omfattet af tv-overvågningen og i den forbindelse indsamler og behandler vi personoplysninger om dig.
Vi behandler disse oplysninger om dig
Tv-overvågning: TV-optagelser, hvorpå du måtte optræde og de oplysninger, der kan genkendes derfra, herunder kendetegn og evt. helbredsoplysninger, hvis det fremgår tydeligt af optagelsen.
Security operation: Navn og mailadresse, IP adresser, brugernavne, lokalitetsoplysninger (på by-niveau ud fra IP adresser). Handlinger foretaget på AAU computere, eksempelvis benyttede software og besøgte hjemmesider.
Netværks monitorering: Navn og mailadresse, IP- og MAC adresse, lokalitetsoplysninger på bygningsniveau eller lokaleniveau, når netværk på AAU benyttes.
Vi har modtaget oplysningerne fra dig i forbindelse med din ansættelse ved AAU, og når du opholder dig på AAU’s områder, som er tv-overvåget. Vi modtager også oplysninger, når du anvender IT udstyr tildelt dig i forbindelse med din ansættelse, samt oplysninger fra netværksudstyr, når du bruger AAU’s netværk.
Vi behandler personoplysningerne med grundlag i følgende lovgivning: Databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra e, art. 9, stk. 2, litra g, art. 32, tv-overvågningslovens § 2d, samt universitetslovens § 2, stk. 1.
Sådan opbevarer vi dine personoplysninger
Vi opbevarer dine personoplysninger sikkert og fortroligt i overensstemmelse med gældende regler for informationssikkerhed. Det er kun medarbejdere, der har et arbejdsbetinget behov, der har adgang til personoplysningerne.
Udover opbevaring af personoplysninger på lokale servere på AAU, anvender vi leverandører af IT-systemer såsom Microsoft og KMD WorkZone til generel behandling af personoplysninger. Vi har indgået databehandleraftaler med leverandørerne. Det betyder bl.a. at leverandørerne er underlagt instruks fra AAU, tavshedspligt og overholdelse af databeskyttelsesreglerne og anden relevant lovgivning.
Særligt i forbindelse med opbevaring af logoplysninger opbevarer vi oplysningerne i Sentinel og Splunk.
Så længe behandler og opbevarer vi dine personoplysninger
Tv-overvågning: Vi opbevarer tv-optagelserne i 30 dage, hvorefter de slettes.
Security Operation og netværksmonitorering: Vi opbevarer logoplysninger i op til 13 måneder, hvorefter de slettes.
I tilfælde af efterforskning af en sag, kan vi være nødsaget til at opbevare oplysningerne i længere tid. Vi opbevarer dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt i forhold til formålet. Herefter sletter, anonymiserer eller arkiverer (efter arkivloven) vi dine personoplysninger.
Arkivering af dine personoplysninger efter arkivloven betyder, at AAU som statslig myndighed i nogle tilfælde kan være forpligtet til at journalisere og/eller aflevere oplysningerne til Rigsarkivet. Når oplysningerne afleveres til Rigsarkivet, omfattes de af arkivlovens regler, der bl.a. kræver tilladelse fra Datatilsynet til udlevering af personoplysninger.
Vi videregiver dine oplysninger i disse tilfælde og til disse modtagere
I tilfælde af efterforskning af en lovovertrædelse kan oplysningerne blive videregivet til politiet eller til andre relevante myndigheder.
Vi kan lovligt videregive dine personoplysninger (eller dele af dine personoplysninger) til konkrete modtagere til formål, der ikke er uforenelige med de oprindelige formål og i overensstemmelse med gældende lovgivning. I enkelte tilfælde kan vi blive pålagt af andre offentlige myndigheder at udlevere personoplysninger om dig efter sektorspecifik lovgivning (GDPR art. 6, stk. 1, litra e) til brug for statistik, undersøgelser, politisk arbejde, aktindsigt og andre samfundsmæssige opgaver, som vi pålægges.
Har du spørgsmål?
Har du spørgsmål til, hvordan AAU behandler dine personoplysninger i forbindelse med tv-overvågning, kan du kontakte Campus Service her: Campus Service - Aalborg Universitet
Har du spørgsmål til, hvordan AAU behandler dine personoplysninger i forbindelse med monitorering, kan du kontakte ITS Sikkerhed her: ciso@aau.dk
Derfor behandler vi dine personoplysninger
For at kunne sekretariatsbetjene udvalg på AAU, administrere rektors rådighedssum, som har til formål at støtte aktiviteter, større initiativer og strategiske indsatser, der har med AAU’s virksomhed at gøre samt behandle indstillinger og udpegninger til nævn, råd, udvalg, bestyrelser, fonde el.lign., som i nogle tilfælde forelægges via Danske Universiteter, er det nødvendigt for os at kunne behandle dine personoplysninger.
Vi behandler disse oplysninger om dig
- Rektors rådighedssum: Navn, telefonnummer, e-mail og i nogle tilfælde adresse.
- Sekretariatsbetjening af udvalg: Navn, e-mail, stilling, ansættelsessted, videnskabelige publikationer og i nogle tilfælde også tlf.nr, tidligere stillinger, instituttilknytning, CPR.nr. og privatadresse.
- Indstillinger og udpegninger: Oplysninger i de indstilledes CV’er behandles dvs. navn, e-mail, tlf.nr., titel, adresse, fødselsdato og publikationer, evt. tidligere ansættelser og andre oplysninger, du måtte angive i dit CV.
Vi har modtaget oplysningerne, som vi behandler i forbindelse med administration af rektors rådighedssum, fra dig, da du ansøgte om tilskud.
Vi har modtaget oplysningerne, som vi behandler i forbindelse med sekretariatsbetjening af udvalg, i kraft af din ansættelse på universitetet.
Vi har modtaget oplysningerne, som vi behandler i forbindelse med indstillinger og udpegninger, fra dig, enten direkte eller via et dekan- eller institutsekretariat.
Vi behandler personoplysningerne med grundlag i følgende lovgivning:
- Rektors rådighedssum: Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra e og universitetslovens §§ 2 og 21.
- Indstillinger og udpegninger: Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra e og universitetslovens § 35.
- Sekretariatsbetjening: Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra e, databeskyttelseslovens § 11 og universitetslovens § 2 samt særregler for udvalgene.
Sådan opbevarer vi dine personoplysninger
Vi opbevarer dine personoplysninger sikkert og fortroligt i overensstemmelse med gældende regler for informationssikkerhed. Det er kun medarbejdere, der har et arbejdsbetinget behov, der har adgang til at behandle personoplysningerne.
Udover opbevaring af personoplysninger på lokale servere på AAU, anvender vi leverandører af IT-systemer såsom Microsoft og KMD WorkZone til generel behandling af personoplysninger. Vi har indgået databehandleraftaler med leverandørerne. Det betyder bl.a. at leverandørerne er underlagt instruks fra AAU, tavshedspligt og overholdelse af databeskyttelsesreglerne og anden relevant lovgivning.
Særligt i forbindelse med sekretariatsbetjening anvender vi e-dagsordenssystemet First Agenda og plagiatsystemet Ithenticate.
Så længe behandler og opbevarer vi dine personoplysninger
Sekretariatsbetjening af udvalg: 5-8 år afhængigt af type udvalg fra tidspunktet for udpegning til det pågældende udvalg.
Rektors rådighedssum: Sagen behandles i indeværende år og sagsakter opbevares i 5 år efter udgangen af regnskabsåret.
Indstillinger og udpegninger: 15 år efter afgørelse/udnævnelse/tildeling eller lign.
Vi opbevarer dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt i forhold til formålet. Herefter sletter, anonymiserer eller arkiverer (efter arkivloven) vi dine personoplysninger.
Arkivering af dine personoplysninger efter arkivloven betyder, at AAU som statslig myndighed i nogle tilfælde kan være forpligtet til at journalisere og/eller aflevere oplysningerne til Rigsarkivet. Når oplysningerne afleveres til Rigsarkivet, omfattes de af arkivlovens regler, der bl.a. kræver tilladelse fra Datatilsynet til udlevering af personoplysninger.
Vi videregiver dine oplysninger i disse tilfælde og til disse modtagere
Sekretariatsbetjening af udvalg mv.: Mødemateriale deles med bidragsydere og mødedeltagere. Derudover er referaterne åbne og findes på AAU’s hjemmeside eller intranet, hvor mødedeltagere fremgår med navn og titel.
Indstillinger og udpegninger: Oplysninger i de indstilledes CV’er behandles; navn, e-mail, tlf.nr., titel, adresse, fødselsdato og publikationer, tidligere ansættelser mv. videregives til de organisationer som sagsbehandler og betjener de nævn, råd, udvalg, bestyrelser, fonde, der indstilles eller udpeges til samt til Danske Universiteter, som i nogle tilfælde er bindeled.
Formålet med videregivelsen er, for så vidt angår sekretariatsbetjening, at sikre åbenhed om behandlingen af sager i udvalg mv., når vi er forpligtet til det, og for så vidt angår indstillinger, at sikre, at du bliver indstillet til den udpegende myndighed eller organisation.
Vi kan lovligt videregive dine personoplysninger (eller dele af dine personoplysninger) til konkrete modtagere til formål, der ikke er uforenelige med de oprindelige formål og i overensstemmelse med gældende lovgivning. I enkelte tilfælde kan vi blive pålagt af andre offentlige myndigheder at udlevere personoplysninger om dig efter sektorspecifik lovgivning (GDPR art. 6, stk. 1, litra e) til brug for statistik, undersøgelser, politisk arbejde, aktindsigt og andre samfundsmæssige opgaver, som vi pålægges.
Har du spørgsmål?
Har du spørgsmål til hvordan AAU behandler dine personoplysninger i forbindelse med administration vedr. sekretariatsbetjening af udvalg mv., Rektors rådighedssum samt indstillinger og udpegninger, kan du kontakte Rektorsekretariatet her: Rektorsekretariatet på Aalborg Universitet - Aalborg Universitet
Derfor behandler vi dine personoplysninger
Vi behandler dine personoplysninger til registrering og administration vedr. din bibeskæftigelse.
Vi behandler disse oplysninger om dig
Navn, CPR.nr., stillingsbetegnelse, AAU-e-mail, tjenestested, oplysninger om bibeskæftigelse; type, beskrivelse af opgaver, opdragsgiver/arbejdsgiver/hjemsted og hjemmeside, antal timer pr. uge og periode for bibeskæftigelse.
Vi har modtaget oplysningerne fra dig ifm. ansættelsen og via udfyldt blanket eller mail om bibeskæftigelse – årlig indberetning eller forhåndsanmeldelse.
Vi behandler personoplysningerne med grundlag i følgende lovgivning: Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra b, samt databeskyttelseslovens § 11, stk. 1, og § 12.
Sådan opbevarer vi dine personoplysninger
Vi opbevarer dine personoplysninger sikkert og fortroligt i overensstemmelse med gældende regler for informationssikkerhed. Det er kun medarbejdere, der har et arbejdsbetinget behov, der har adgang til at behandle personoplysningerne.
Udover opbevaring af personoplysninger på lokale servere på AAU, anvender vi leverandører af IT-systemer såsom Microsoft og KMD WorkZone til generel behandling af personoplysninger. Vi har indgået databehandleraftaler med leverandørerne. Det betyder bl.a. at leverandørerne er underlagt instruks fra AAU, tavshedspligt og overholdelse af databeskyttelsesreglerne og anden relevant lovgivning.
Særligt i forbindelse med udfyldelse af digitale blanketter for forhåndsanmeldelse og årlig indberetning af bibeskæftigelse anvendes InterACT.
Så længe behandler og opbevarer vi dine personoplysninger
Oplysningerne opbevares under hele ansættelsen, og for fratrådte medarbejdere opbevares oplysningerne herefter i 30 år fra fratrædelsestidspunktet, og herefter arkiverer vi dokumenterne indeholdende dine personoplysninger.
Arkivering af dine personoplysninger efter arkivloven betyder, at AAU som statslig myndighed i nogle tilfælde kan være forpligtet til at journalisere og/eller aflevere oplysningerne til Rigsarkivet. Når oplysningerne afleveres til Rigsarkivet, omfattes de af arkivlovens regler, der bl.a. kræver tilladelse fra Datatilsynet til udlevering af personoplysninger.
Vi videregiver dine oplysninger i disse tilfælde og til disse modtagere
Vi kan lovligt videregive dine personoplysninger (eller dele af dine personoplysninger) til konkrete modtagere til formål, der ikke er uforenelige med de oprindelige formål og i overensstemmelse med gældende lovgivning. I enkelte tilfælde kan vi blive pålagt af andre offentlige myndigheder at udlevere personoplysninger om dig efter sektorspecifik lovgivning (GDPR art. 6, stk. 1, litra e) til brug for statistik, undersøgelser, politisk arbejde, aktindsigt og andre samfundsmæssige opgaver, som vi pålægges.
Har du spørgsmål?
Har du spørgsmål til hvordan AAU behandler dine personoplysninger i forbindelse med din bibeskæftigelse, kan du kontakte HR her: Kontakt HR - Aalborg Universitet
Derfor behandler vi dine personoplysninger
Under din ansættelse registreres din anciennitet, og i forbindelse med dette og dit jubilæum (inklusive registrering på jubilæumsliste og udbetaling af jubilæumsgratiale eller gave), behandler vi dine personoplysninger til registrering og administration.
Vi behandler disse oplysninger om dig
Navn, CPR.nr., adresse, titel, fødselsdato, ansættelsesperiode, lønnummer, personalekategori og tidspunkt for jubilæum.
Vi modtager oplysningerne fra dig, når udfylder oplysningsskemaet forud for din ansættelse. Derudover får vi oplysninger som følge af din ansættelse. Vi behandler personoplysningerne med grundlag i følgende lovgivning: Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra c, databeskyttelseslovens § 11, Cirkulære nr. 15/4 2011 om jubilæumsgratiale til ansatte i staten, bekendtgørelse nr. 764 af 19. juni 2024 m tilskud og revision m.v. ved universiteterne § 23, og Lov nr. 42 af 13. januar 2023 om påligningen af indkomstskat til staten (ligningsloven) samt gældende overenskomster.
Sådan opbevarer vi dine personoplysninger
Vi opbevarer dine personoplysninger sikkert og fortroligt i overensstemmelse med gældende regler for informationssikkerhed. Det er kun medarbejdere, der har et arbejdsbetinget behov, der har adgang til at behandle personoplysningerne.
Udover opbevaring af personoplysninger på lokale servere på AAU, anvender vi leverandører af IT-systemer såsom Microsoft og KMD WorkZone til generel behandling af personoplysninger. Vi har indgået databehandleraftaler med leverandørerne. Det betyder bl.a. at leverandørerne er underlagt instruks fra AAU, tavshedspligt og overholdelse af databeskyttelsesreglerne og anden relevant lovgivning.
Særligt i forbindelse med jubilæum anvender vi SLS, HR-løn og Statens HR.
Så længe behandler og opbevarer vi dine personoplysninger
Jubilæumslister opbevares i 5 år af hensyn til revision. Fysiske lister opbevares i 1 år efter et jubilæum er afholdt. Oplysninger om anciennitet og jubilæum opbevares under hele ansættelsen, og for fratrådte medarbejdere opbevares oplysningerne herefter i 30 år fra fratrædelsestidspunktet, og herefter arkiverer vi dokumenterne indeholdende dine personoplysninger.
Arkivering af dine personoplysninger efter arkivloven betyder, at AAU som statslig myndighed i nogle tilfælde kan være forpligtet til at journalisere og/eller aflevere oplysningerne til Rigsarkivet. Når oplysningerne afleveres til Rigsarkivet, omfattes de af arkivlovens regler, der bl.a. kræver tilladelse fra Datatilsynet til udlevering af personoplysninger.
Vi videregiver dine oplysninger i disse tilfælde og til disse modtagere
I forbindelse med indkøb og levering af gave, videregives oplysninger om dit navn og adresse til leverandør af gaven, så korrekt levering sikres.
Vi kan lovligt videregive dine personoplysninger (eller dele af dine personoplysninger) til konkrete modtagere til formål, der ikke er uforenelige med de oprindelige formål og i overensstemmelse med gældende lovgivning. I enkelte tilfælde kan vi blive pålagt af andre offentlige myndigheder at udlevere personoplysninger om dig efter sektorspecifik lovgivning (GDPR art. 6, stk. 1, litra e) til brug for statistik, undersøgelser, politisk arbejde, aktindsigt og andre samfundsmæssige opgaver, som vi pålægges.
Har du spørgsmål?
Har du spørgsmål til hvordan AAU behandler dine personoplysninger i forbindelse med jubilæum, kan du kontakte HR her: Kontakt HR - Aalborg Universitet
Derfor behandler vi dine personoplysninger
Hvis du er i fleksjob, søger fleksjob eller på anden måde er omfattet af DRAM-ordningen eller hvis du er omfattet af seniorordninger og seniorbonus, behandler vi dine personoplysninger til ansøgning, registrering og administration af ordningerne.
Vi behandler disse oplysninger om dig
DRAM: Navn, CPR.nr., adresse, bevilling fra kommune, periode/beskæftigelsesgrad, effektivitetsgrad/periode, dagpengesats og valg af skattekort, oplysninger om beskæftigelse, oplysninger om arbejdsopgaver, oplysninger om valg af skattekort, oplysning om pension, nationalitet, lønstatistikoplysninger iht. beskæftigelsesordning (refusionsdel).
Seniorordninger og seniorbonus: Navn, Fødselsdato, Oplysninger om medarbejderens ansættelsesforhold såsom stilling, anciennitet, fratrædelsesdato, ansættelsesgrad og løn, Tjenestested, Antal seniordage, reduktion i timer eller ny stillingsbetegnelse. Fagforeningsmæssige tilhørsforhold.
Vi har modtaget oplysningerne fra dig og din bopælskommune/ dit jobcenter. Vi behandler personoplysningerne med grundlag i følgende lovgivning: Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra b, og databeskyttelseslovens § 8, stk. 1, § 11 og § 12, Cirkulære nr. 25022 af 14. juni 1997 om job på særlige vilkår, Lov nr. 280 af 1. marts 2024 om aktiv beskæftigelsesindsats, Cirkulære af 14. december 2012 om pensionsforhold fra ansatte i fleksjob i staten mv., Lov nr. 97 af 29. januar 2025 om sygedagpenge samt Cirkulære nr. 9938 af 5. november 2024 om aftaler om seniorordninger og Cirkulære nr. 10119 af 16. december 2024 om aftale om seniorbonus og seniordage.
Sådan opbevarer vi dine personoplysninger
Vi opbevarer dine personoplysninger sikkert og fortroligt i overensstemmelse med gældende regler for informationssikkerhed. Det er kun medarbejdere, der har et arbejdsbetinget behov, der har adgang til at behandle personoplysningerne.
Udover opbevaring af personoplysninger på lokale servere på AAU, anvender vi leverandører af IT-systemer såsom Microsoft og KMD WorkZone til generel behandling af personoplysninger. Vi har indgået databehandleraftaler med leverandørerne. Det betyder bl.a. at leverandørerne er underlagt instruks fra AAU, tavshedspligt og overholdelse af databeskyttelsesreglerne og anden relevant lovgivning.
Særligt i forbindelse med DRAM, anvender vi Vitas, Statens HR, SLS, HR-løn og KMD WorkZone.
Så længe behandler og opbevarer vi dine personoplysninger
Oplysningerne opbevares under hele ansættelsen og for fratrådte medarbejdere opbevares oplysningerne herefter i 30 år fra fratrædelsestidspunktet, og herefter arkiverer vi dokumenterne indeholdende dine personoplysninger.
Arkivering af dine personoplysninger efter arkivloven betyder, at AAU som statslig myndighed i nogle tilfælde kan være forpligtet til at journalisere og/eller aflevere oplysningerne til Rigsarkivet. Når oplysningerne afleveres til Rigsarkivet, omfattes de af arkivlovens regler, der bl.a. kræver tilladelse fra Datatilsynet til udlevering af personoplysninger.
Vi videregiver dine oplysninger i disse tilfælde og til disse modtagere
Vi videregiver følgende oplysninger til nævnte modtagere:
- Bopælskommune: cpr.nr., navn, lønoplysninger, timer, periode.
- Statens administration (refusion fra stat): cpr.nr., navn, lønoplysninger, timer, periode.
- Fagforening og tillidsrepræsentanter: navn, lønoplysning, periode, type af aftale, tjenestested, stillingsbetegnelse, antal seniordage, reduktion i timer.
Formålet med videregivelsen til bopælskommunen er, at det er nødvendigt for at kunne modtage og opretholde bevilling fra kommunen. Formålet med videregivelsen til Statens administration er, at det er nødvendigt for at AAU kan modtage relevant refusion ifm. ansættelsen. Formålet med videregivelsen til fagordning og tillidsrepræsentanter er, at det er nødvendigt for at få godkendt bevilling ifm. virksomhedspraktik og løntilskud samt ved lønforhandling ifm. ansættelse i fleksjob.
Vi kan lovligt videregive dine personoplysninger (eller dele af dine personoplysninger) til konkrete modtagere til formål, der ikke er uforenelige med de oprindelige formål og i overensstemmelse med gældende lovgivning. I enkelte tilfælde kan vi blive pålagt af andre offentlige myndigheder at udlevere personoplysninger om dig efter sektorspecifik lovgivning (GDPR art. 6, stk. 1, litra e) til brug for statistik, undersøgelser, politisk arbejde, aktindsigt og andre samfundsmæssige opgaver, som vi pålægges.
Har du spørgsmål?
Har du spørgsmål til hvordan AAU behandler dine personoplysninger i forbindelse med DRAM, seniorordninger og seniorbonus, kan du kontakte HR her: Kontakt HR - Aalborg Universitet
Derfor behandler vi dine personoplysninger
Til nærbilleder og visse former for indhold, indhenter vi dit samtykke til at offentliggøre det på AAU’s sociale medier. Heri kan du læse konkret hvordan vi behandler dine personoplysninger. Generelt, så behandler vi - med dit udtrykkelige samtykke - dine personoplysninger til informations- og markedsføringsmateriale om AAU på AAU’s konti på sociale medier, på AAU’s hjemmesider, oplysningskampagner online og offline for AAU, annoncer for og artikler om AAU i prints, plakater, brochurer/tryksager og digitale medieformater, samt profilerings-, kampagne- og reklamefilm til tv og på online platforme.
Derudover behandler vi i visse tilfælde dine personoplysninger i taler, på AAU Update og på AAU’s hjemmeside og indhold på AAU’s kanaler på sociale medier til oplysning og kommunikation om aktiviteter og forhold på AAU.
Vi behandler disse oplysninger om dig
Navn, titel, arbejdsområde, publikationer, debatindlæg, forskningsområder, billede/video hvorpå du optræder og personlige narrativer, som du oplyser.
Vi har modtaget oplysningerne direkte fra dig eller en person, du har bedt assistere dig.
Vi behandler personoplysningerne med grundlag i følgende lovgivning: Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra e, samt universitetsloven § 2 (taler, situationsbilleder på hjemmesider mv.)
Til nærbilleder og visse former for indhold behandler vi dine personoplysninger med grundlag i databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra a og/eller art. 9, stk. 2, litra a.
Sådan opbevarer vi dine personoplysninger
Vi opbevarer dine personoplysninger sikkert og fortroligt i overensstemmelse med gældende regler for informationssikkerhed. Det er kun medarbejdere, der har et arbejdsbetinget behov, der har adgang til at behandle personoplysningerne.
Udover opbevaring af personoplysninger på lokale servere på AAU, anvender vi leverandører af IT-systemer såsom Microsoft og KMD WorkZone til generel behandling af personoplysninger. Vi har indgået databehandleraftaler med leverandørerne. Det betyder bl.a. at leverandørerne er underlagt instruks fra AAU, tavshedspligt og overholdelse af databeskyttelsesreglerne og anden relevant lovgivning.
Så længe behandler og opbevarer vi dine personoplysninger
Vi behandler dine personoplysninger i forbindelse med udarbejdelse af indholdet til mediet og efter offentliggørelsen af et opslag, slettes oplysningerne hos AAU, mens opslaget vedbliver på AAU’s kanaler på sociale medier.
Taler opbevares i 3 år og arkiveres herefter.
Vi opbevarer dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt i forhold til formålet. Herefter sletter eller anonymiserer vi dine personoplysninger.
Vi videregiver dine oplysninger i disse tilfælde og til disse modtagere
Når vi offentliggør materiale indeholdende dine personoplysninger på AAU’s sociale medie-konti, herunder Facebook, Youtube, Instagram og X, så har disse sociale medier ofte hjemsted for deres virksomhed inden for EU, hvor personoplysningerne som udgangspunkt opbevares, men også datter- og/eller moderselskab uden for EU, særligt i USA. Det betyder, at når dine personoplysninger offentliggøres på sociale medier, så kan oplysningerne blive overført til et land uden for EU, som ikke yder samme niveau af databeskyttelse som inden for EU. Vi indhenter dit samtykke til offentliggørelsen af billeder og videoer hvorpå du fremtræder tydeligt.
Ved taler og indhold på hjemmesider offentliggøres dine personoplysninger, så de er tilgængelige for alle der måtte høre talen eller tilgå hjemmesiden, AAU-update mv.
Vi kan lovligt videregive dine personoplysninger (eller dele af dine personoplysninger) til konkrete modtagere til formål, der ikke er uforenelige med de oprindelige formål og i overensstemmelse med gældende lovgivning. I enkelte tilfælde kan vi blive pålagt af andre offentlige myndigheder at udlevere personoplysninger om dig efter sektorspecifik lovgivning (GDPR art. 6, stk. 1, litra e) til brug for statistik, undersøgelser, politisk arbejde, aktindsigt og andre samfundsmæssige opgaver, som vi pålægges.
Har du spørgsmål?
Har du spørgsmål til hvordan AAU behandler dine personoplysninger i forbindelse med indhold på sociale medier, hjemmesider og taler, kan du kontakte AAU Kommunikation og Public Affairs her: Kontakt - Aalborg Universitet
Derfor behandler vi dine personoplysninger
I tilfælde af at du involveres i en arbejdsulykke, behandler vi dine personoplysninger til administrativ sagsbehandling og håndtering af arbejdsulykken.
Vi behandler disse oplysninger om dig
Navn, CPR.nr., arbejds-email, tlf.nr. ansættelsesforhold, helbredsoplysninger, informationer om ulykken og sygemeldinger som følge af ulykken.
Vi har modtaget oplysningerne fra dig ifm. din anmeldelse af arbejdsulykken.
Vi behandler personoplysningerne med grundlag i følgende lovgivning: Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra c og art. 9, stk. 2, litra b, databeskyttelseslovens § 11, samt Bekendtgørelse nr. 799/22 om anmeldelse af arbejdsulykker m.v. til Arbejdstilsynet og bekendtgørelse nr. 941/22 om anmeldelse af ulykker efter arbejdsskadesikringsloven.
Sådan opbevarer vi dine personoplysninger
Vi opbevarer dine personoplysninger sikkert og fortroligt i overensstemmelse med gældende regler for informationssikkerhed. Det er kun medarbejdere, der har et arbejdsbetinget behov, der har adgang til at behandle personoplysningerne.
Udover opbevaring af personoplysninger på lokale servere på AAU, anvender vi leverandører af IT-systemer såsom Microsoft og KMD WorkZone til generel behandling af personoplysninger. Vi har indgået databehandleraftaler med leverandørerne. Det betyder bl.a. at leverandørerne er underlagt instruks fra AAU, tavshedspligt og overholdelse af databeskyttelsesreglerne og anden relevant lovgivning.
Så længe behandler og opbevarer vi dine personoplysninger
Vi behandler dine personoplysninger så længe sagen kører og herefter opbevarer vi oplysningerne, så længe det er nødvendigt af hensyn til eventuelle revurderinger eller ved anerkendelse af senfølger af arbejdsskaden senere i livet.
Vi opbevarer dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt i forhold til formålet. Herefter sletter, anonymiserer eller arkiverer (efter arkivloven) vi dine personoplysninger.
Arkivering af dine personoplysninger efter arkivloven betyder, at AAU som statslig myndighed i nogle tilfælde kan være forpligtet til at journalisere og/eller aflevere oplysningerne til Rigsarkivet. Når oplysningerne afleveres til Rigsarkivet, omfattes de af arkivlovens regler, der bl.a. kræver tilladelse fra Datatilsynet til udlevering af personoplysninger.
Vi videregiver dine oplysninger i disse tilfælde og til disse modtagere
Vi videregiver følgende oplysninger til Arbejdsmarkedets Erhvervssikring og Uddannelses- og Forskningsstyrelsen: Navn, CPR.nr., e-mail, telefonnr. ansættelsesforhold, informationer om ulykken, helbredsoplysninger og information om sygemeldinger som følge af ulykken. Formålet med videregivelsen er at indberette arbejdsulykken.
Vi kan lovligt videregive dine personoplysninger (eller dele af dine personoplysninger) til konkrete modtagere til formål, der ikke er uforenelige med de oprindelige formål og i overensstemmelse med gældende lovgivning. I enkelte tilfælde kan vi blive pålagt af andre offentlige myndigheder at udlevere personoplysninger om dig efter sektorspecifik lovgivning (GDPR art. 6, stk. 1, litra e) til brug for statistik, undersøgelser, politisk arbejde, aktindsigt og andre samfundsmæssige opgaver, som vi pålægges.
Har du spørgsmål?
Har du spørgsmål til hvordan AAU behandler dine personoplysninger i forbindelse med arbejdsulykker, kan du kontakte Campus Service, Arbejdsmiljø og beredskab her: Arbejdsmiljø og beredskab - Aalborg Universitet
Derfor behandler vi dine personoplysninger
Formålet med Whistleblowerordningen er at sikre trygge rammer for at ansatte samt øvrige personer med tilknytning til AAU kan ytre sig om kritisable forhold på AAU. Derved overholder AAU de forpligtelser, som universitetet er pålagt, jævnfør lov nr. 1436 af 29. juni 2021 om beskyttelse af whistleblowere.
Vi behandler disse oplysninger om dig
Hvis du er anmelder af en hændelse: De oplysninger, som du måtte angive om dig selv i anmeldelsen. Du kan være anonym. Læs mere her: whistleblowerordning - Aalborg Universitet
Hvis du er omfattet af en hændelse: Hvis forhold, som du er ansvarlig for, behandles i forbindelse med en anmeldelse, så afhænger typen af personoplysninger, der behandles, af typen af anmeldelse.
Vi modtager oplysningerne fra whistlebloweren. I forbindelse med undersøgelse af indberetningen anvender vi i udgangspunktet de oplysninger, der er registreret i vores systemer om hændelsen. Derudover kan vi indhente nye oplysninger.
Vi behandler personoplysningerne med grundlag i følgende lovgivning: Whistleblowerlovens § 22, hvorefter behandling af personoplysninger omfattet af databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c, 9, stk. 2, litra b og 10. kan ske, hvis det er nødvendigt for at behandle en konkret indberetning, der er modtaget i en whistleblowerordning oprettet i henhold til whistleblowerloven. Databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven finder herudover anvendelse på øvrig behandling af personoplysninger i relation til whistleblowerordningen.
Sådan opbevarer vi dine personoplysninger
Vi opbevarer dine personoplysninger sikkert og fortroligt i overensstemmelse med gældende regler for informationssikkerhed. Det er kun medarbejdere, der har et arbejdsbetinget behov, der har adgang til at behandle personoplysningerne.
Udover opbevaring af personoplysninger på lokale servere på AAU, anvender vi leverandører af IT-systemer såsom Microsoft og KMD WorkZone til generel behandling af personoplysninger. Vi har indgået databehandleraftaler med leverandørerne. Det betyder bl.a. at leverandørerne er underlagt instruks fra AAU, tavshedspligt og overholdelse af databeskyttelsesreglerne og anden relevant lovgivning.
Særligt i forbindelse med whistleblowerordningen anvender vi systemet WhistleB til behandling af personoplysninger. Vi har en databehandleraftale med BechBruun som udbyder systemet.
Så længe behandler og opbevarer vi dine personoplysninger
Vi behandler dine personoplysninger så længe sagen kører. Sagen slettes fra WhistleB ved sagens afslutning.
Hvis BechBruun vurderer, at indberetningen er omfattet af whistleblowerordningen, undersøges den og der skrives en rapport, som AAU modtager. Vi opbevarer rapporten i WorkZone, så længe det er nødvendigt i forhold til formålet. Herefter sletter, anonymiserer eller arkiverer (efter arkivloven) vi dine personoplysninger.
Arkivering af dine personoplysninger efter arkivloven betyder, at AAU som statslig myndighed i nogle tilfælde kan være forpligtet til at journalisere og/eller aflevere oplysningerne til Rigsarkivet. Når oplysningerne afleveres til Rigsarkivet, omfattes de af arkivlovens regler, der bl.a. kræver tilladelse fra Datatilsynet til udlevering af personoplysninger.
Vi videregiver dine oplysninger i disse tilfælde og til disse modtagere
Oplysningerne bliver videregivet til Bech-Bruun, som behandler indberetningerne på AAU’s vegne, ligesom Bech-Bruun rådgiver ved behov. Der videregives alle de oplysninger, der indberettes i systemet af whistlebloweren. Derudover kan der videregives oplysninger, der fremkommer ved den videre sagsbehandling og undersøgelse.
Endelig kan oplysningerne blive videregivet til politiet eller relevante myndigheder, hvis dette er påkrævet som følge af indberetningen. Der videregives de oplysninger, der er relevante i situationen.
Vi kan lovligt videregive dine personoplysninger (eller dele af dine personoplysninger) til konkrete modtagere til formål, der ikke er uforenelige med de oprindelige formål og i overensstemmelse med gældende lovgivning. I enkelte tilfælde kan vi blive pålagt af andre offentlige myndigheder at udlevere personoplysninger om dig efter sektorspecifik lovgivning (GDPR art. 6, stk. 1, litra e) til brug for statistik, undersøgelser, politisk arbejde, aktindsigt og andre samfundsmæssige opgaver, som vi pålægges.
Har du spørgsmål?
Har du spørgsmål til hvordan AAU behandler dine personoplysninger i forbindelse med whistleblowerordningen, kan du kontakte HR her: Kontakt HR - Aalborg Universitet
Derfor behandler vi dine personoplysninger
Hvis du er indklaget i en sag, der behandles af AAU’s praksisudvalg, eller på anden vis involveret i sagen, er vi forpligtet til at oversende sagen til Nævnet for Videnskabelig Uredelighed ved mistanke om videnskabelig uredelighed. Vi behandler dine personoplysninger i forbindelse med vores sagsbehandling og oversendelsen.
Vi behandler disse oplysninger om dig
- ·Hvis du er anmelder: Navn, adresse, e-mailadresse og telefonnummer.
- Hvis du er indklagede: Navn, arbejds-email, CPR.nr., titel, stilling, ansættelsessted, videnskabelige produkter, udtalelse om brud på god videnskabelig praksis eller afgørelse om videnskabelig uredelighed og eventuel afgørelse om sanktionering.
- Hvis du indgår i praksisudvalget, videregives følgende oplysninger om dig: Navn, titel og ansættelsessted på udvalgets medlemmer fremgår af materiale, som fremsendes til nævnet med henblik på at oplyse sagen.
Vi har enten modtaget oplysningerne, da vi modtog anmeldelsen til praksisudvalget, eller i kraft af din ansættelse på AAU, hvis du indgår i praksisudvalget.
Vi behandler personoplysningerne med grundlag i følgende lovgivning: Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra c, lov om videnskabelig uredelighed §§ 4 og 10, stk. 3, samt databeskyttelseslovens § 11, stk. 1.
Sådan opbevarer vi dine personoplysninger
Vi opbevarer dine personoplysninger sikkert og fortroligt i overensstemmelse med gældende regler for informationssikkerhed. Det er kun medarbejdere, der har et arbejdsbetinget behov, der har adgang til at behandle personoplysningerne.
Udover opbevaring af personoplysninger på lokale servere på AAU, anvender vi leverandører af IT-systemer såsom Microsoft og KMD WorkZone til generel behandling af personoplysninger. Vi har indgået databehandleraftaler med leverandørerne. Det betyder bl.a. at leverandørerne er underlagt instruks fra AAU, tavshedspligt og overholdelse af databeskyttelsesreglerne og anden relevant lovgivning.
Særligt i forbindelse med vurdering af sagen anvender vi plagiatværktøjet Ihenticate.
Så længe behandler og opbevarer vi dine personoplysninger
Vi behandler dine personoplysninger, mens sagen er verserende, og herefter opbevarer vi oplysningerne i 5 år af hensyn til indklagedes mulighed for at anmode om indsigt i sagen, og for at sikre en ensartet sagsbehandling.
Vi opbevarer dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt i forhold til formålet. Herefter sletter, anonymiserer eller arkiverer (efter arkivloven) vi dine personoplysninger
Arkivering af dine personoplysninger efter arkivloven betyder, at AAU som statslig myndighed i nogle tilfælde kan være forpligtet til at journalisere og/eller aflevere oplysningerne til Rigsarkivet. Når oplysningerne afleveres til Rigsarkivet, omfattes de af arkivlovens regler, der bl.a. kræver tilladelse fra Datatilsynet til udlevering af personoplysninger.
Vi videregiver dine oplysninger i disse tilfælde og til disse modtagere
Ved oversendelse til Nævnet for Videnskabelig Uredelighed som sekretariatsbetjenes af Uddannelses- og Forskningsstyrelsen videregiver vi følgende oplysninger om dig til dem:
- Hvis du er anmelder: Navn, adresse, e-mailadresse og telefonnummer.
- Hvis du er indklagede: Navn, e-mailadresse, CPR-nummer, titel, ansættelsestype, ansættelsessted og det videnskabelige produkt, som er omdrejningspunktet for sagen.
- Hvis du indgår i praksisudvalget, videregives følgende oplysninger om dig: Navn, titel og ansættelsessted på udvalgets medlemmer fremgår af materiale, som fremsendes til nævnet med henblik på at oplyse sagen.
Formålet med videregivelsen er at efterleve universitetets forpligtelse til at oversende sagen til nævnet, hvis der er begrundet mistanke om, at der i sagen foreligger videnskabelig uredelighed omfattet af nævnets kompetence, jf. § 10, stk. 3 i lov om videnskabelig uredelighed.
Vi kan lovligt videregive dine personoplysninger (eller dele af dine personoplysninger) til konkrete modtagere til formål, der ikke er uforenelige med de oprindelige formål og i overensstemmelse med gældende lovgivning. I enkelte tilfælde kan vi blive pålagt af andre offentlige myndigheder at udlevere personoplysninger om dig efter sektorspecifik lovgivning (GDPR art. 6, stk. 1, litra e) til brug for statistik, undersøgelser, politisk arbejde, aktindsigt og andre samfundsmæssige opgaver, som vi pålægges.
Har du spørgsmål?
Har du spørgsmål til hvordan AAU behandler dine personoplysninger i forbindelse med Nævnet for Videnskabelig Uredelighed, kan du kontakte Rektorsekretariatet her: Rektorsekretariatet på Aalborg Universitet - Aalborg Universitet
Derfor behandler vi dine personoplysninger
Vi behandler dine personoplysninger for, at vi kan gøre brug af de arbejdsretlige muligheder for at sanktionere en medarbejder ved brug af påtale, advarsel, afskedigelse eller bortvisning. Dette kan være begrundet i institutionens forhold eller medarbejderens egne forhold.
Derudover anvendes oplysningerne i forbindelse med budgettering og personaleplanlægning.
Vi behandler disse oplysninger om dig
Navn, CPR.nr., privat adresse, oplysninger om ansættelsesforhold som stilling og anciennitet. Personlige forhold såsom fravær, kvalifikationer, performance og adfærd. Tillidshverv som arbejdsmiljørepræsentant. Medlem af bestyrelsen. Tilhørsforhold til faglig organisation, Handicap, fertilitetsbehandling, graviditet eller barsel, Personlige forhold såsom helbredstilstand, Tillidshverv som tillidsrepræsentant, suppleant for tillidsrepræsentant, medlem af samarbejdsudvalg samt suppleant for medlem af samarbejdsudvalg. Medlem af kommunalbestyrelse. Strafbare oplysninger afhængigt af den konkrete sag; bedrageri, vold, færdselsforseelser osv. I nogle situationer fås oplysningerne fra Rigsadvokaten.
Vi har modtaget oplysningerne fra dig, offentlige myndigheder, andre tilknyttet din arbejdsplads mv.
Vi behandler personoplysningerne med grundlag i følgende lovgivning: Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra e, og art. 9, stk. 2, litra g, databeskyttelseslovens § 8, stk. 1 og 2, § 11, stk. 1 og § 12, stk. 1.
Sådan opbevarer vi dine personoplysninger
Vi opbevarer dine personoplysninger sikkert og fortroligt i overensstemmelse med gældende regler for informationssikkerhed. Det er kun medarbejdere, der har et arbejdsbetinget behov, der har adgang til at behandle personoplysningerne.
Udover opbevaring af personoplysninger på lokale servere på AAU, anvender vi leverandører af IT-systemer såsom Microsoft og KMD WorkZone til generel behandling af personoplysninger. Vi har indgået databehandleraftaler med leverandørerne. Det betyder bl.a. at leverandørerne er underlagt instruks fra AAU, tavshedspligt og overholdelse af databeskyttelsesreglerne og anden relevant lovgivning.
Særligt i forbindelse med ovenstående anvender vi Statens HR, Digital Post og Qlikview.
Så længe behandler og opbevarer vi dine personoplysninger
Oplysningerne opbevares under hele ansættelsen og for fratrådte medarbejdere opbevares oplysningerne herefter i 30 år fra fratrædelsestidspunktet og herefter arkiverer vi dokumenterne indeholdende dine personoplysninger.
Arkivering af dine personoplysninger efter arkivloven betyder, at AAU som statslig myndighed i nogle tilfælde kan være forpligtet til at journalisere og/eller aflevere oplysningerne til Rigsarkivet. Når oplysningerne afleveres til Rigsarkivet, omfattes de af arkivlovens regler, der bl.a. kræver tilladelse fra Datatilsynet til udlevering af personoplysninger.
Vi videregiver dine oplysninger i disse tilfælde og til disse modtagere
- Det Regionale Arbejdsmarkedsråd: Navn, cpr.nr., fødselsdato, stilling, adresse, bopælskommune, opsigelsesdato og fratrædelsesdato.
- Tillidsrepræsentanter: Navnet på medarbejderen samt at den pågældende er indkaldt til overleveringsmøde. Ved afskedigelser på grund af institutionens forhold oplyses desuden begrundelse.
- Advokatfirma: alle oplysninger i den konkrete sag.
- Medarbejder- og Kompetencestyrelsen: alle oplysninger i den konkrete sag.
- Medarbejderens faglige organisation: Den faglige organisation orienteres altid om navn, adresse, fødselsdato og sanktion.
- Hvis du takker ja til et outplacementforløb ved afskedigelse, videregives dine personoplysninger til virksomheden, som AAU har indgået aftale om outplacementforløbet med.
Formålet med videregivelsen er:
De Regionale Arbejdsmarkedsråd
- Videregivelse sker, hvis afskedigelserne er omfattet af lov om varsling mv. i forbindelse med afskedigelser af større omfang. Det vil sige med henblik på at overholde en retlig forpligtelse.
- Hjemmel: Retlig forpligtelse, jævnfør Databeskyttelsesforordningen art. 6, litra c samt databeskyttelsesloven § 12 med henblik på at overholde den dataansvarliges retlige forpligtelse.
Tillidsrepræsentanter.
- Hjemmel: Vi er forpligtet til at dette, jævnfør faglig voldgift FV 2017.0150. Hjemlen er retlig forpligtelse, jævnfør databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra c, art. 9, stk. 2, litra b og databeskyttelsesloven § 12
Eksternt advokatfirma, eksempelvis Kammeradvokaten.
- Videregivelse sker, hvis vi har behov for rådgivning i en sag.
- Hjemmel: Databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra e, samt art. 9, stk. 2, litra g.
Medarbejder- og Kompetencestyrelsen
- Videregivelse sker med henblik på, at styrelsen skal varetage universitetets interesser i forbindelse med en forhandling af en afskedigelsessag.
- Hjemmel: Databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra e samt art. 9, stk. 2, litra g.
Faglig organisation
- Videregivelse sker med baggrund i fællesoverenskomsterne.
- Hjemmel: Retlige forpligtelser, jævnfør databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra c og art. 9, stk. 2, litra b, samt databeskyttelsesloven § 12.
Vi kan lovligt videregive dine personoplysninger (eller dele af dine personoplysninger) til konkrete modtagere til formål, der ikke er uforenelige med de oprindelige formål og i overensstemmelse med gældende lovgivning. I enkelte tilfælde kan vi blive pålagt af andre offentlige myndigheder at udlevere personoplysninger om dig efter sektorspecifik lovgivning (GDPR art. 6, stk. 1, litra e) til brug for statistik, undersøgelser, politisk arbejde, aktindsigt og andre samfundsmæssige opgaver, som vi pålægges.
Har du spørgsmål?
Har du spørgsmål til hvordan AAU behandler dine personoplysninger i forbindelse med afskedigelse og andre disciplinærsager, kan du kontakte HR her: Kontakt HR - Aalborg Universitet
Derfor behandler vi dine personoplysninger
For at kunne administrere din fratrædelse, behandler vi dine personoplysninger.
Vi behandler disse oplysninger om dig
Navn, CPR.nr., adresse, fratrædelsesdato, stilling, tilknytning på AAU.
Vi har modtaget oplysningerne direkte fra dig i forbindelse med din ansættelse og dit ansættelsesforhold i øvrigt. fra dig eller de findes allerede i vores systemer.
Vi behandler personoplysningerne med grundlag i følgende lovgivning: Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra b og art. 9, stk. 2, litra b, databeskyttelseslovens § 11 og 12.
Sådan opbevarer vi dine personoplysninger
Vi opbevarer dine personoplysninger sikkert og fortroligt i overensstemmelse med gældende regler for informationssikkerhed. Det er kun medarbejdere, der har et arbejdsbetinget behov, der har adgang til at behandle personoplysningerne.
Udover opbevaring af personoplysninger på lokale servere på AAU, anvender vi leverandører af IT-systemer såsom Microsoft og KMD WorkZone til generel behandling af personoplysninger. Vi har indgået databehandleraftaler med leverandørerne. Det betyder bl.a. at leverandørerne er underlagt instruks fra AAU, tavshedspligt og overholdelse af databeskyttelsesreglerne og anden relevant lovgivning.
Særligt i forbindelse med fratrædelse anvender vi udover ovenstående, Statens HR, HR-Løn, SLS og Qlikview.
Så længe behandler og opbevarer vi dine personoplysninger
Oplysningerne opbevares under hele ansættelsen og for fratrådte medarbejdere opbevares oplysningerne herefter i 30 år fra fratrædelsestidspunktet, og herefter arkiverer vi dokumenterne indeholdende dine personoplysninger.
Arkivering af dine personoplysninger efter arkivloven betyder, at AAU som statslig myndighed i nogle tilfælde kan være forpligtet til at journalisere og/eller aflevere oplysningerne til Rigsarkivet. Når oplysningerne afleveres til Rigsarkivet, omfattes de af arkivlovens regler, der bl.a. kræver tilladelse fra Datatilsynet til udlevering af personoplysninger.
Vi videregiver dine oplysninger i disse tilfælde og til disse modtagere
Vi kan lovligt videregive dine personoplysninger (eller dele af dine personoplysninger) til konkrete modtagere til formål, der ikke er uforenelige med de oprindelige formål og i overensstemmelse med gældende lovgivning. I enkelte tilfælde kan vi blive pålagt af andre offentlige myndigheder at udlevere personoplysninger om dig efter sektorspecifik lovgivning (GDPR art. 6, stk. 1, litra e) til brug for statistik, undersøgelser, politisk arbejde, aktindsigt og andre samfundsmæssige opgaver, som vi pålægges.
Har du spørgsmål?
Har du spørgsmål til hvordan AAU behandler dine personoplysninger i forbindelse med din fratrædelse, kan du kontakte HR her: Kontakt HR - Aalborg Universitet
Derfor behandler vi dine personoplysninger
På AAU foretager vi analyse af vores data og forretningsgange, udarbejder statistikker og analyserapporter med henblik på at optimere vores processer, foretage interne og eksterne audits, udvikle universitets tilbud af uddannelse, forskning og administration eller besvare henvendelser fra myndighederne om universitets virke.
Vi er derudover forpligtet til at udlevere visse data til brug for statistik til Danmarks Statistik.
Vi behandler disse oplysninger om dig
De personoplysninger som vi måtte have indsamlet om dig i forbindelse med andre arbejdsgange beskrevet i denne persondatapolitik, kan blive anvendt til dataanalyse, dog ikke oplysninger om strafbare forhold. Vi pseudonymiserer dine personoplysninger i det omfang det er muligt, så du ikke direkte kan identificeres ud fra analysen.
Vi har modtaget oplysningerne fra AAU’s forskellige afdelinger i forbindelse med de aktiviteter, som er angivet i politikkens andre afsnit.
Vi behandler personoplysningerne med grundlag i følgende lovgivning: Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra e og art. 9, stk. 2, litra g, samt universitetsloven § 2 og lov om Danmarks Statistik § 6, stk. 1.
Sådan opbevarer vi dine personoplysninger
Vi opbevarer dine personoplysninger sikkert og fortroligt i overensstemmelse med gældende regler for informationssikkerhed. Det er kun medarbejdere, der har et arbejdsbetinget behov, der har adgang til at behandle personoplysningerne.
Udover opbevaring af personoplysninger på lokale servere på AAU, anvender vi leverandører af IT-systemer såsom Microsoft og KMD WorkZone til generel behandling af personoplysninger. Vi har indgået databehandleraftaler med leverandørerne. Det betyder bl.a. at leverandørerne er underlagt instruks fra AAU, tavshedspligt og overholdelse af databeskyttelsesreglerne og anden relevant lovgivning.
Særligt i forbindelse med dataanalyse anvender vi PowerBI og QlikView.
Så længe behandler og opbevarer vi dine personoplysninger
Vi opbevarer dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt i forhold til formålet med analysen. Herefter sletter, anonymiserer eller arkiverer (efter arkivloven) vi dine personoplysninger.
Arkivering af dine personoplysninger efter arkivloven betyder, at AAU som statslig myndighed i nogle tilfælde kan være forpligtet til at journalisere og/eller aflevere oplysningerne til Rigsarkivet. Når oplysningerne afleveres til Rigsarkivet, omfattes de af arkivlovens regler, der bl.a. kræver tilladelse fra Datatilsynet til udlevering af personoplysninger.
Vi videregiver dine oplysninger i disse tilfælde og til disse modtagere
Vi er forpligtet til efter anmodning at udlevere visse data til brug for statistik til Danmarks Statistik i overensstemmelse med § 6 i lovbekendtgørelse 2018-05-30 nr. 610 om Danmarks Statistik.
Vi kan lovligt videregive dine personoplysninger (eller dele af dine personoplysninger) til konkrete modtagere til formål, der ikke er uforenelige med de oprindelige formål og i overensstemmelse med gældende lovgivning. I enkelte tilfælde kan vi blive pålagt af andre offentlige myndigheder at udlevere personoplysninger om dig efter sektorspecifik lovgivning (GDPR art. 6, stk. 1, litra e) til brug for statistik, undersøgelser, politisk arbejde, aktindsigt og andre samfundsmæssige opgaver, som vi pålægges.
Har du spørgsmål?
Har du spørgsmål til hvordan AAU behandler dine personoplysninger i forbindelse med dataanalyse, kan du kontakte HR her: Kontakt HR - Aalborg universitet
Derfor behandler vi dine personoplysninger
Som statslig institution er vi underlagt offentlighedsloven, forvaltningsloven og miljøoplysningsloven og er derfor forpligtet til at behandle, træffe afgørelse og udlevere sagsakter efter reglerne heri om aktindsigt. I visse tilfælde – afhængigt af anmodningens indhold og reglerne på området – kan det indebære, at vi er pålagt at udlevere dokumenter, hvori dine personoplysninger fremgår.
Vi behandler disse oplysninger om dig
De personoplysninger, som vi måtte have indsamlet om dig i forbindelse med andre arbejdsgange beskrevet i denne persondatapolitik, kan blive behandlet i sager om aktindsigt, afhængigt af den konkrete anmodning. I forbindelse med udlevering af dokumenter, pseudonymiserer vi dine personoplysninger i det omfang det er muligt efter reglerne om aktindsigt, så du ikke direkte kan identificeres ud fra de udleverede dokumenter. Hvis du har anmodet om aktindsigt, behandler vi de personoplysninger, vi måtte have modtaget fra dig.
Vi behandler personoplysningerne med grundlag i følgende lovgivning: Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra c, og art. 9, stk. 2, litra g, databeskyttelseslovens § 8 og § 11 samt forvaltningslovens § 9, offentlighedslovens § 7 og miljøoplysningslovens § 2.
Sådan opbevarer vi dine personoplysninger
Vi opbevarer dine personoplysninger sikkert og fortroligt i overensstemmelse med gældende regler for informationssikkerhed. Det er kun medarbejdere, der har et arbejdsbetinget behov, der har adgang til at behandle personoplysningerne.
Udover opbevaring af personoplysninger på lokale servere på AAU, anvender vi leverandører af IT-systemer såsom Microsoft og KMD WorkZone til generel behandling af personoplysninger. Vi har indgået databehandleraftaler med leverandørerne. Det betyder bl.a. at leverandørerne er underlagt instruks fra AAU, tavshedspligt og overholdelse af databeskyttelsesreglerne og anden relevant lovgivning.
Så længe behandler og opbevarer vi dine personoplysninger
Vi opbevarer aktindsigtssagen, som dine personoplysninger indgår i, så længe aktindsigtssagen behandles og i 5 år efter afgørelsen er truffet. Herefter arkiverer (efter arkivloven) vi dine personoplysninger.
Arkivering af dine personoplysninger efter arkivloven betyder, at AAU som statslig myndighed i nogle tilfælde kan være forpligtet til at journalisere og/eller aflevere oplysningerne til Rigsarkivet. Når oplysningerne afleveres til Rigsarkivet, omfattes de af arkivlovens regler, der bl.a. kræver tilladelse fra Datatilsynet til udlevering af personoplysninger.
Vi videregiver dine oplysninger i disse tilfælde og til disse modtagere
Hvis aktindsigtsafgørelsen tilsiger, at et eller flere dokumenter, hvori dine personoplysninger fremgår, skal udleveres, vil disse blive udleveret til den person, der har anmodet om aktindsigt i dokumenterne. I det omfang det er muligt efter reglerne om aktindsigt, pseudonymiserer vi dine personoplysninger, så du ikke direkte kan identificeres ud fra de udleverede dokumenter.
Hvis du har anmodet om aktindsigt, og vi vurderer, at en anden myndighed har kompetence til at træffe afgørelse om aktindsigt, vil anmodningen, herunder dine personoplysninger, blive videresendt til rette myndighed.
Vi kan lovligt videregive dine personoplysninger (eller dele af dine personoplysninger) til konkrete modtagere til formål, der ikke er uforenelige med de oprindelige formål og i overensstemmelse med gældende lovgivning. I enkelte tilfælde kan vi blive pålagt af andre offentlige myndigheder at udlevere personoplysninger om dig efter sektorspecifik lovgivning (GDPR art. 6, stk. 1, litra e) til brug for statistik, undersøgelser, politisk arbejde, aktindsigt og andre samfundsmæssige opgaver, som vi pålægges.
Har du spørgsmål?
Har du spørgsmål til hvordan AAU behandler dine personoplysninger i forbindelse med aktindsigtssager, kan du kontakte Rektorsekretariatet her: rektorsekretariatet@adm.aau.dk
Derfor behandler vi dine personoplysninger
Når du ønsker at benytte AAU’s lokaler til arrangementer uden for almindelig undervisning og indgår aftale med AAU herom, behandler vi dine personoplysninger til administrative formål.
Vi behandler disse oplysninger om dig
Navn, privat telefonnummer, privat e-mailadresse, arbejdsplads/afdeling/organisation og EAN nr. I tilfælde af, at du låner lokaler i forbindelse med arrangementer afholdt af en forening eller interesseorganisation, behandler vi også denne oplysning, som kan afspejle din politiske eller fagforeningsmæssige interesse.
Vi har modtaget oplysningerne fra dig i forbindelse med din ansættelse og forespørgsel om lokalelån.
Vi behandler personoplysningerne med grundlag i følgende lovgivning: Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra e, art. 9, stk. 2, litra g og universitetslovens § 2.
Sådan opbevarer vi dine personoplysninger
Vi opbevarer dine personoplysninger sikkert og fortroligt i overensstemmelse med gældende regler for informationssikkerhed. Det er kun medarbejdere, der har et arbejdsbetinget behov, der har adgang til at behandle personoplysningerne.
Udover opbevaring af personoplysninger på lokale servere på AAU, anvender vi leverandører af IT-systemer såsom Microsoft og KMD WorkZone til generel behandling af personoplysninger. Vi har indgået databehandleraftaler med leverandørerne. Det betyder bl.a. at leverandørerne er underlagt instruks fra AAU, tavshedspligt og overholdelse af databeskyttelsesreglerne og anden relevant lovgivning.
Særligt i forbindelse med sikkerhedstjenester på AAU’s lokationer, anvender AAU vagtfirmaet G4S. G4S kan i denne forbindelse behandle dine personoplysninger på vegne af AAU. Der er indgået en databehandleraftale med G4S.
Så længe behandler og opbevarer vi dine personoplysninger
Vi opbevarer dine personoplysninger i 1 år efter arrangementet. I tilfælde af arrangementer mod betaling, følges beskrivelsen under ’Administration vedr. økonomi, regnskab, indkøb, økonomikontroller og analyse’ i denne persondatapolitik.
Herefter sletter, anonymiserer eller arkiverer (efter arkivloven) vi dine personoplysninger.
Arkivering af dine personoplysninger efter arkivloven betyder, at AAU som statslig myndighed i nogle tilfælde kan være forpligtet til at journalisere og/eller aflevere oplysningerne til Rigsarkivet. Når oplysningerne afleveres til Rigsarkivet, omfattes de af arkivlovens regler, der bl.a. kræver tilladelse fra Datatilsynet til udlevering af personoplysninger.
Vi videregiver dine oplysninger i disse tilfælde og til disse modtagere
Vi kan lovligt videregive dine personoplysninger (eller dele af dine personoplysninger) til konkrete modtagere til formål, der ikke er uforenelige med de oprindelige formål og i overensstemmelse med gældende lovgivning. I enkelte tilfælde kan vi blive pålagt af andre offentlige myndigheder at udlevere personoplysninger om dig efter sektorspecifik lovgivning (GDPR art. 6, stk. 1, litra e) til brug for statistik, undersøgelser, politisk arbejde, aktindsigt og andre samfundsmæssige opgaver, som vi pålægges.
Har du spørgsmål?
Har du spørgsmål til hvordan AAU behandler dine personoplysninger i forbindelse med lokaleudlån til arrangementer uden for almindelig undervisning, kan du kontakte Campus Service her: Campus service - Aalborg Universitet
Derfor behandler vi dine personoplysninger
Som statslig institution har vi pligt til at behandle brud og mistanke om brud på persondatasikkerheden. Dette indebærer b.la. at identificere, hvilke personoplysninger der kan være eller er blevet kompromitteret, hvordan et brud kan være eller er sket, og hvilke systemer eller processer, der kan være eller er blevet påvirket, samt at underrette Datatilsynet og eventuelt berørte personer, hvor det er nødvendigt afhængigt af risikoen i det konkrete tilfælde.
Vi behandler disse oplysninger om dig
De personoplysninger, som vi måtte have indsamlet om dig i forbindelse med andre arbejdsgange beskrevet i denne persondatapolitik, kan blive behandlet i forbindelse med sagsbehandling af brud på persondatasikkerheden, afhængigt af den konkrete hændelse. Det er kun medarbejdere, der har et arbejdsbetinget behov, der behandler personoplysningerne.
Vi har modtaget oplysningerne i forbindelse med anmeldelse af sikkerhedsbruddet. Hvor oplysningerne konkret er modtaget fra, afhænger af typen af sikkerhedsbrud.
Vi behandler personoplysningerne med grundlag i følgende lovgivning: Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra c, og art. 9, stk. 2 litra g, samt art. 33.
Sådan opbevarer vi dine personoplysninger
Vi opbevarer dine personoplysninger sikkert og fortroligt i overensstemmelse med gældende regler for informationssikkerhed. Det er kun medarbejdere, der har et arbejdsbetinget behov, der har adgang til at behandle personoplysningerne.
Udover opbevaring af personoplysninger på lokale servere på AAU, anvender vi leverandører af IT-systemer såsom Microsoft og KMD WorkZone til generel behandling af personoplysninger. Vi har indgået databehandleraftaler med leverandørerne. Det betyder bl.a. at leverandørerne er underlagt instruks fra AAU, tavshedspligt og overholdelse af databeskyttelsesreglerne og anden relevant lovgivning.
Særligt i forbindelse med håndtering af sikkerhedshændelser, anvender vi ServiceNow.
Så længe behandler og opbevarer vi dine personoplysninger
Vi opbevarer sagen med dine personoplysninger, så længe sagen behandles og i 5 år herefter. Herefter arkiverer (efter arkivloven) vi dine personoplysninger.
Arkivering af dine personoplysninger efter arkivloven betyder, at AAU som statslig myndighed i nogle tilfælde kan være forpligtet til at journalisere og/eller aflevere oplysningerne til Rigsarkivet. Når oplysningerne afleveres til Rigsarkivet, omfattes de af arkivlovens regler, der bl.a. kræver tilladelse fra Datatilsynet til udlevering af personoplysninger.
Vi videregiver dine oplysninger i disse tilfælde og til disse modtagere
I tilfælde hvor Aalborg Universitet ikke er dataansvarlig i forbindelse med anmeldte brud på persondatasikkerheden videregives alle nødvendige oplysninger, inklusive personoplysninger til den der er dataansvarlig. Kun oplysninger, som er nødvendige for at den dataansvarlige kan håndtere sagen, videregives. Dette er nødvendigt for at den korrekte dataansvarlig kan håndtere bruddet.
Vi kan lovligt videregive dine personoplysninger (eller dele af dine personoplysninger) til konkrete modtagere til formål, der ikke er uforenelige med de oprindelige formål og i overensstemmelse med gældende lovgivning. I enkelte tilfælde kan vi blive pålagt af andre offentlige myndigheder at udlevere personoplysninger om dig efter sektorspecifik lovgivning (GDPR art. 6, stk. 1, litra e) til brug for statistik, undersøgelser, politisk arbejde, aktindsigt og andre samfundsmæssige opgaver, som vi pålægges.
Har du spørgsmål?
Har du spørgsmål til hvordan AAU behandler dine personoplysninger i forbindelse med dataanalyse, kan du rette henvendelse her: dpo@aau.dk