Velkommen til databeskyttelse i administration på AAU

Som administrativ medarbejder på AAU behandler du ofte personoplysninger som en del af dine daglige opgaver. Det kan fx være oplysninger om studerende, medarbejdere, ansøgere eller samarbejdspartnere.

I de fleste tilfælde er behandlingen allerede en del af etablerede arbejdsgange og procedurer. Du er derfor godt på vej, når du følger de gældende retningslinjer for dit område.

Du skal især være opmærksom, når du gør noget nyt, deler oplysninger med andre eller er i tvivl om, hvilke regler der gælder.

Nedenfor sider finder du hjælp til de mest almindelige spørgsmål om behandling af personoplysninger i administrationen og vejledning til, hvornår du bør stoppe op og søge rådgivning.

Hvad er særligt ved administration?

I administrationen er behandling af personoplysninger ofte en naturlig del af AAU's opgaver som offentlig myndighed.

Det betyder, at behandling af personoplysninger som udgangspunkt er lovlig, når den sker som led i de administrative opgaver, du er ansat til at udføre, og når du følger de gældende procedurer. Læs mere i AAU Håndbogen.

Du bør være særligt opmærksom, hvis du:

• ønsker at behandle personoplysninger til et nyt formål.
• ønsker at dele personoplysninger med nye modtagere.
• ønsker at offentliggøre billeder, video eller andre personoplysninger.
• ønsker at bruge personoplysninger til kommunikation eller markedsføring.

I disse situationer kan der gælde særlige krav eller være behov for samtykke.

Nedenfor finder du hjælp til de mest almindelige situationer, hvor personoplysninger indgår i det administrative arbejde, og vejledning til, hvornår du bør være særligt opmærksom.

Før du går i gang

Behandlingsgrundlag

Før du behandler personoplysninger, skal du have et lovligt grundlag for behandlingen. I administrationen vil det ofte være en del af AAU's myndighedsopgaver, retlige forpligtelser eller andre faste administrative processer.

De registreredes rettigheder

Personer har en række rettigheder i forhold til deres personoplysninger, fx ret til indsigt, berigtigelse og sletning. Hvis du modtager en henvendelse om en rettighed, er det vigtigt at reagere hurtigt og følge de gældende procedurer. 

Oplysningspligt

Når AAU behandler personoplysninger, har de registrerede ret til at vide, hvordan og hvorfor deres personoplysninger behandles. Du vil i mange tilfælde kunne opfylde oplysningspligten ved at henvise til det relevante afsnit i AAU's Persondatapolitik. 

I andre tilfælde skal du følge proceduren for arbejdsopgaven. 

Typiske situationer i hverdagen

Deling og videregivelse af personoplysninger

Når du deler personoplysninger med kolleger, samarbejdspartnere eller eksterne parter, skal du sikre, at der er et lovligt grundlag for delingen. Vær særligt opmærksom, når oplysninger deles uden for AAU eller med nye modtagere.

Brug kun AAU-godkendte systemer og værktøjer

Personoplysninger må kun behandles i AAU-godkendte systemer og værktøjer. Er du i tvivl om, hvorvidt et system eller værktøj er godkendt, eller ønsker du at tage en ny løsning i brug, skal du kontakte ITS via Serviceportalen.

Brug af AI-værktøjer

Generativ AI kan være et nyttigt arbejdsredskab, men vær opmærksom på, hvilke oplysninger du indtaster. Personoplysninger, fortrolige oplysninger og andet følsomt materiale må kun behandles i overensstemmelse med AAU's retningslinjer.

➡️ Læs mere her 

Informationssikkerhed og adgangskontrol

Personoplysninger skal beskyttes mod uautoriseret adgang, tab og misbrug. Sørg for, at kun personer med et arbejdsbetinget behov har adgang til personoplysningerne, og vær opmærksom på, hvem du deler dem med.

E-mails og personoplysninger

E-mails indeholder ofte personoplysninger og bør ikke gemmes længere end nødvendigt. Journalisér relevante e-mails i WorkZone, slet e-mails du ikke længere har brug for, og ryd jævnligt op i din mailboks.

Brug af lyd, billeder og video

Lydoptagelser, billeder og video af genkendelige personer er som udgangspunkt personoplysninger. Vær særligt opmærksom på, hvordan materialet bruges, deles og offentliggøres.

Vær særligt opmærksom, hvis materialet skal bruges uden for AAU eller offentliggøres på hjemmesider eller sociale medier.

Personoplysninger og sociale medier

Når det er nødvendigt for dit arbejde at dele billeder, video eller andre oplysninger om identificerbare personer på sociale medier, behandler du personoplysninger.

Vær særligt opmærksom på behandlingsgrundlag og samtykke, før opslaget deles.

Hvis noget går galt

Sikkerhedshændelser

Et brud på persondatasikkerheden betyder, at personoplysninger bliver delt, tilgået, ændret eller mistet på en måde, der ikke var tilsigtet – fx hvis oplysninger sendes til en forkert modtager eller uvedkommende får adgang.

Hvis der er sket et brud – eller du er i tvivl – så skal hændelsen anmeldes.

Læs mere: Sådan gør du i tilfælde af brud 

Du kan læse mere om de forskellige punkter i vores WIKI