Assistenten understøtter AAU’s PhD-kontor i kvalitetssikringen af indstillinger til bedømmelsesudvalg for ph.d.-forsvar. Den gennemgår sagens dokumenter og hjælper med at kontrollere, om dokumentationen er komplet, og om formelle og ph.d.-skole-specifikke krav er opfyldt.

Assistenten fremhæver mangler og forhold, der kræver manuel vurdering, dokumenterer grundlaget for kontrollen og kan udarbejde mailudkast på dansk og engelsk, hvis der er behov for yderligere dokumentation. Den understøtter sagsbehandlerens vurdering, men træffer ikke den endelige afgørelse.