Optagelsesvejledningen på AAU får mange mails om dagen. De har gennem årene opbygget 70-80 skabeloner, som de inden assistenten kopierede og indsatte tekst fra. Disse skabeloner er nu en vigtig del af fundamentet for mail-assistenten. Den har derudover blandt andet fået instruktioner i, hvordan svarene skal opbygges.  Medarbejderne indsætter mails i chatassistenten. Assistenten finder den eller de relevante skabeloner og opbygger et svar. Medarbejderne kvalitetssikrer herefter svarene. Løsningen har sparet tid og bevirket, at en større del af disse besvarelser kan kvalitetssikres af studentermedhjælpere.