Når du skal indhente et samtykke til, at du og AAU må behandle personoplysninger til dit formål, stiller reglerne klare krav til samtykkets form og indhold.

Derudover er AAU en offentlig myndighed og der er derfor også krav til hvordan du skal indhente og journalisere en samtykkeerklæring.

Vores skabeloner hjælper dig til at skrive en samtykketekst, der opfylder kravene.

Når du behandler andres personoplysninger, skal de vide med hvilket formål og behandlingsgrundlag, du bruger deres data.

Derfor skal du give dem nogle konkrete informationer, inden du må bruge oplysningerne.

Oplysningerne skal omfatte informationer om:

• Den dataansvarlige og databeskyttelsesrådgiveren
• Dit formål med behandlingen
• Du deler eller videregiver personoplysningerne med andre
• Hvor længe du opbevarer personoplysningerne
• Den registreredes rettigheder og klagemuligheder
• Du finder info og skabeloner på sitet.

Hvis du har andre til at behandle persondata for dig, fx et bureau eller konsulent, har du et medansvar for, at de behandler personoplysningerne lovligt.

Du skal altid sørge for, at der bliver indgået en databehandleraftale mellem den/dem der skal behandle personoplysninger på vegne af dig og AAU.

Hvis du fx skal have bistand fra en studerende eller en ekstern forsker på dit projekt skal du sørge for at der bliver indgået en databehandleraftale.

Det samme gør sig gældende, hvis en virksomhed skal hjælpe AAU med en administrativ opgave eller et system skal behandle personoplysninger om vores ansatte og studerende.

Selvom AAU er dataansvarlig, så er det dit ansvar, at der bliver indgået en databehandleraftale.

Som forsker skal du dokumentere, at du har styr på, hvordan du behandler personoplysninger i din forskning og efter hvilken lovhjemmel i databeskyttelsesforordningen.

Når du har anmeldt din forskningsaktivitet via vores ‘anmeldelsesordning’, så sørger vi for at aktiviteten bliver registreret på AAU’s lovpligtige fortegnelse.

Din anmeldelse giver os samtidig grundlaget for at kunne rådgive dig bedst muligt i forhold til behandling af personoplysninger.