Husk at udspecificere klare regler for tidsfrister for afbestilling og evt. opkrævning af afbestillingsgebyr på registreringssiden.

Tag stilling til om der skal laves et no-show gebyr for deltagerne. Hvis man bruger VisitAalborg, beder man dem om at inkludere dette på tilmeldingsblanketten.

Der forefindes centralt fra AAU et webbetalingssystem, hvor der kan betales med betalingskort. Kontakt ØA for yderligere info.
Desuden kan der opkræves deltagerbetaling pr. bankoverførsel eller ved fakturering.

Det er en rigtig god idé at søge støtte ved div. fonde. Se Fundraising- og Projektledelseskontoret. Aalborg Kommune er også ofte villig til at sponsore en velkomstreception ved større konferencer.

Honorarblanket findes på ØAs hjemmeside. Honorarblanket udleveres til oplægsholder/keynotespeaker/andre, hvis der er aftalt honorar. Honoraret udbetales via HR-afdelingen og lønkontoret og udregnes via ekstern lektorsats. Det er ikke tilladt at afregne pr. faktura ifølge ØA og rigsrevisionen.

Tjek med ØA og Konferencer på AAU - moms og andre fokuspunkter i AAU Håndbogen, da der er komplekse regler omkring dette.

Rejseafregningsblanket udleveres til oplægsholder/keynotespeaker/andre, hvis der er aftalt refusion af rejse. Refusionen udbetales via ØA.

NB! Originalbilag SKAL returneres sammen med rejseafregningsblanketten for at kunne refundere udgiften.

Et godt tip: Få oplægsholder til selv at bestille rejsen, så slipper man for korrespondance frem og tilbage i forhold til evt. ændring af rejsetidspunkter, hvilket i nogle tilfælde kan være meget tidskrævende. Man kan også sige, at vi kun i særlige tilfælde bestiller rejsen.

Under afviklingen vil der ofte være ting, man mangler, og det kan derfor være nødvendigt, at forskellige personer lægger ud for en vare. Husk altid at få en kvittering for varen. Der er faste regler for udlæg. Spørg eventuelt ØA.

Når værtsskabet af konferencen er blevet tildelt af et internationalt fagligt selskab (f.eks. IEEE, IMIA m.v.), er det meget vigtigt så tidligt som muligt i forløbet at få en underskudsgaranti herfra. Det kan evt. indskrives i kontrakten med det pågældende selskab, hvis der forefindes en sådan, eller man kan lave et simpelt brev, hvor man beder om en underskudsgaranti fra det pågældende selskab side i tilfælde af, at konferencen kommer ud med et underskud til sidst.

Ydermere kan der søges underskudsgaranti fra det pågældende institut eller fakultet.

Husk at afklare med ØA, hvordan indtægter og udgifter skal håndteres i økonomisystemet.