En hjemmeside er et af konferencens vigtigste markedsføringselementer. Her præsenteres ikke kun konferencens emne, indhold, program og vigtig informationer, men det er også via hjemmesiden, at deltagerne tilmelder sig og indsender abstracts/papers.

• Konferencens navn, tema, tid og sted – så tidligt som muligt. Udbyg senere med yderligere beskrivelse af konferencen samt evt. med oplægsholdernes navne m.v.
• Evt. velkomst fra officiel person
• Foreløbigt program (opdater jævnligt og skriv, at det er foreløbigt) og det endelige program
• Socialt program
• Tilmelding
• Tilmeldingsfrist
• Pris: Deltagergebyr ved hhv. tidlig og sen tilmelding
• Betalingsmuligheder (Se Økonomi)
• Call for papers/abstracts samt tilmeldingsfrist for disse
• Læg evt. den officielle invitation på som pdf-link
• Nævn evt. styre- eller arbejdsgruppe og samarbejdspartnere (Husk GDPR-regler)
• På hjemmesiden kan du evt. lægge de indsendte abstracts og papers samt andet fagligt baggrundsmateriale (husk at indhente tilladelse fra forfatterne, da der undertiden er tale om upublicerede forskningsresultater eller beskytte indholdet ved hjælp af password)
• Information om konferencestedet, f.eks. link til AAU hjemmeside eller beskrivelse samt evt. bygningskort
• Information om hoteller og tilmeldingsprocedurer og regler
• Transportveje og -muligheder for både offentlig og privat transport
• Link til Official Carrier (fx flyselskab) og andre sponsorers hjemmesider
• Link om Aalborg (https://www.enjoynordjylland.dk/nordjylland) og Danmark (https://www.visitdenmark.com/)
• Hvis der er tale om en international konference, så læg gerne nyttig viden om Danmark, valuta, visa-ansøgningsregler m.v. på hjemmesiden
• Navne på arrangører og deres kontaktoplysninger (Husk GDPR-regler)
• Opdater siden jævnligt

Efter konferencen kan følgende evt. lægges på hjemmesiden:

• Papers og abstracts
• Foredragsholdernes PowerPoint-præsentationer. Aftal det med foredragsholderne før eller under konferencen, og meddel på konferencen, at præsentationerne lægges på hjemmesiden
• Annoncer deadline for evt. nedlukning af konferencehjemmesiden
• Luk evt. konferencehjemmesiden ned eller fortæl på siden, at den ikke længere opdateres
• Evt. fotoreportage, deklaration eller lignende fra konferencen

• Invitation(er) (Husk GDPR-regler)
• Informationsbrochure (Husk GDPR-regler)
• Program (til forsendelse eller udlevering)
• Menuskilte til forplejning
• Navneskilte
• Vejviserskilte undervejs på konferencen til f.eks. aula eller workshoplokaler
• Bannere til bygninger og talerstol
• Navneskilte til reserverede pladser
• Rollups
• Indendørs banner m. stativ til scene eller f.eks. bagvæg
• Opslag med bus-, tog- og flytider

• Annoncer i relevante tidsskrifter, dagblade og webbaserede medier
• Arrangementskalendere
• Link på centrets, afdelingens, instituttets, fakultetets, universitetets hjemmeside
• Link til konferencehjemmesiden fra eksterne hjemmesider
• Lav en medieplan – invitation af presse og pressemeddelelse. Skal pressemeddelelsen oversættes til engelsk og udsendes internationalt? Husk at aftale, hvem der udtaler sig til pressen.

Typisk konferencemateriale er konferencemapper, blokke, kuglepenne og navneskilte. 

Aalborg Universitet afholder hvert år et meget stort antal konferencer, og fra arrangør side er der som regel ønsker om pressedækning. Imidlertid er det ofte ikke nogen helt enkel sag at få omtalt en konference. Journalisterne synes ofte, at vi bare søger gratis reklame (og det er jo ikke altid forket), eller at stoffet er universitetsinternt og ikke vedkommende for avisens brede læserskare.

Heldigvis er der undtagelser for den dygtige informatør. Har man et konference tema eller emne, som er meget konkret og lokalpolitisk, som fx: Hvordan øger vi den nordjyske turisme? eller: Hvordan får vi flere nordjyske unge til at tage en uddannelse? Denne type konferencer med et meget resultatorienteret lokalt tema vil man ofte kunne ’sælge’ til den lokale presse.

Man kontakter en decentral informationsmedarbejder, som vi har på alle fakulteter og hovedområder samt også enkelte på institutniveau. Man kan også vælge selv at sende en kort pressemeddelelse på ½-1 A4 side, gerne ledsaget af et relevant foto, som man har rettighederne til. Den presseansvarlige kan evt. være behjælpelig med at videresende til andre medier. 

Husk, at medier hader masseudsendelser. Chancen for, at de vil tage nyheden/konferencen svinder, jo flere I sender den til med mindre, at det er en kanon nyhed eller en konference, hvor fx kongehuset eller andre topkendisser deltager ved åbningen eller lign. Det kan bane vejen for omtale, men man må så ofte acceptere, at konferencen næppe bliver hovedhistorien, men kommer sidst i en evt. omtale.

Lykkes det ikke at få foromtale af jeres konference, skal I huske på muligheden for omtale efter konferencen, hvis noget konkret er blevet besluttet som har væsentlighed for det lokale samfund og omgivelser. Kun ganske, ganske få konferencer vil have rækkevidde til de landsdækkende medier, men i de tilfælde vil man normalt have tilknyttet professionelle pressemedarbejdere helt fra start.

Husk GDPR-regler ved brug af sociale medier

”Sociale medier som LinkedIn, Twitter og Facebook kan også bruges i markedsføring af en kongres. Det er en billig, alternativ kommunikationsplatform, som oven i købet kan være med til at højne det faglige indhold, hvis du gør det rigtigt. Dels kan du bruge personlige relationer fra de sociale medier til at sprede budskabet om kongressen videre ud i netværket, dels kan du beskrive udviklingen af kongressen undervejs på kongressens forskellige profilsider, så der konstant er opmærksomhed omkring den. Det kan være en god idé eksempelvis at lægge nyt ind om key note speakers, film og billeder, aktiviteter i byen osv. – alt sammen for hele tiden at henlede opmærksomheden til kongressen.

Du kan også bruge de sociale medier som blogs, hvor du fx starter forskellige faglige diskussioner allerede inden kongressen. Det vil gøre kongressen endnu mere relevant og fængende for dem, som deltager i debatterne på de sociale medier, og potentielle deltagere vil kunne stifte bekendtskab med hinanden før kongressen og kende til hinandens synspunkter. Brug i det hele taget dit netværk – i Danmark og internationalt. Få key note speakers og andre oplægsholdere til at være med til at sprede budskabet om kongressen."