• Inden første rejse skal du søge om at få oprettet en profil hos vores rejsebureau CWT her. 
• Du kan søge om et AAU-kreditkort, hvor du tidligst skal betale fakturaen til Eurocard efter en måned. Se hvordan her.
• Kontroller, at du har adgang til ERP Expense, så du efter endt rejse kan oprette din afregning. Hvis du ikke har adgang, så kontakt din IDM tilknytningsadministrator.

• Din rejse aftales med din leder, inden du booker evt. billetter, konferencegebyr m.v.
• Book fly og hotel online via rejsebureauet – gerne i god tid, for at sikre de bedste valgmuligheder. Du kan søge efter transport og hotel her (læs mere om satser mv. under ”Hotel”).
• Online booking sparer dyre gebyrer i forhold til telefonisk henvendelse hos rejsebureauet. Skal du ringe, så ring helst i tidsrummet 8.30 til 16.30 på tlf. +45 33 63 77 77 (Tast 1) (ekstra gebyr udenfor almindelig åbningstid). 
• Du kan søge om et rejseforskud til at dække udgifterne undervejs, se reglerne her og ansøg her.

• Ved rejser til udlandet er du dækket af AAU’s tjenesterejseforsikring. Du skal have et forsikringskort fra AAU før afrejse. Se mere her.
• Hvis du senere skal have dækket udgifter via forsikringen, skal du anmelde skaden her.

• Find maks. satser på hotelovernatninger her. De er forskellige fra land til land. Der kan være undtagelse for konferencehoteller.
• Hvis det land, du skal rejse til, ikke er på listen, kan du få dækket ’rimelige udgifter’ til overnatning. 
• Hotel skal bookes via rejsebureauet CWT, men vær opmærksom på, at du selv skal betale ved afrejse, enten med AAU-kreditkort (mindst en måneds kredit) eller dit eget kort. Husk at få fakturaen med! Du må ikke bede hotellet sende EAN-faktura til AAU. 
  Online booking sparer dyre gebyrer i forhold til telefonisk henvendelse hos rejsebureauet. Skal du ringe, så ring helst i tidsrummet 8.30 til 16.30 på tlf. +45 33 63 77 77 (Tast 1) (ekstra gebyr udenfor almindelig åbningstid). Du kan søge efter transport og hotel her.
• Det er tilladt at bruge deletjenester som AirBnb, HomeAway og lign. i udlandet, så længe beløbsgrænsen er overholdt og du får en korrekt faktura. Se reglerne på side 7 her.
• Overnatter du privat, kan du få udokumenteret nattillæg. Per 1.1.2025 er satsen 255 kr. pr. nat.

TIP: Vælg det billigst mulige hensigtsmæssige hotel. Husk, at hvis du modtager diæter på rejsen 
skal de også dække udgifterne til lokal transport, altså transport mellem hotellet og f.eks. 
konferencestedet. 

• Der skal anvendes den billigst mulige, hensigtsmæssige transportform.
• Fly: Book via vores rejsebureau CWT, også selv om du selv kan finde billetten billigere online.
• Har du behov for at ombooke dit fly gøres det enten online (under mine rejser på CWT´s hjemmeside) eller ved at kontakte CWT. 
• Booker du undtagelsesvist ikke fly gennem CWT, skal du huske at gemme både fakturaen OG dine boardingkort. Du skal selv stå for evt. ombooking.
• Togrejser kan bookes via CWT på tlf. +45 33 63 77 77 (Tast 1) eller mail staten.dk@contactcwt.com
• Kørsel i egen bil godtgøres ifølge statens lave km. takster. Se de gældende takster her.
• Ved længere bilrejser til udlandet kan godtgørelsen, samt evt. følgeudgifter som fx diæter og overnatning, dog som udgangspunkt ikke overstige prisen på en tilsvarende flyrejse.
• Billeje skal ske gennem AAU’s rammeaftale med AVIS. 
• Se regler for deletjenester som f.eks. GoMore på side 7 her.
• Ved billeje husk da at udfylde ’Hjælpeskema til kørsel i lejet bil’, hvor du gør rede for samtlige kørte kilometer – både de tjenstlige og evt. private kørte km. Det er vigtigt, at der er gennemsigtighed i brugen af bilen, at du begrunder nødvendigheden af billeje samt at kvitteringer for udgifter vedhæftes.
• Har du brug for at ringe til CWT, så ring helst i tidsrummet 8.30 til 16.30 på tlf. +45 33 63 77 77 (Tast 1) (ekstra gebyr udenfor almindelig åbningstid).

EKSEMPEL: Du skal til en konference i Frankrig og vælger at køre derned i egen bil, da du ønsker  at holde ferie i forlængelse af konferencen. I dette tilfælde, vil du kun få dækket udgifter svarende til flybilletten. Husk dokumentation for, hvad flybilletten ville have kostet. 

EKSEMPEL: Du skal til et fagligt seminar i Tyskland, og det viser sig, at der ikke er tilstrækkelige forbindelser med offentlig transport til det sted, hvor seminaret afholdes. Du vælger derfor at leje en bil for at kunne deltage. I dette tilfælde kan udgifter til billeje og brændstof dækkes, hvis det er den mest hensigtsmæssige og økonomisk forsvarlige løsning.

• Du får dækket din transport til og fra lufthavnen, husk at gemme kvitteringer.
• Hvis rejsen varer under 24 timer, kan du få dækket faktiske udgifter til forplejning, transport etc. ud fra dine bilag. Der kan dog ikke refunderes faktiske udgifter til forplejning der overstiger 75% af det fulde diætbeløb. Se nærmere i reglerne på side 8 her

Eksempel: Hvis du skal så tidligt afsted, at du ikke kan nå at spise morgenmad hjemmefra, så må du købe morgenmad i lufthavnen eller på vejen. Det samme gælder, hvis du kommer så sent hjem, at du ikke kan nå at spise aftensmad. Så må du købe aftensmad i lufthavnen eller på vejen. 

• Er du afsted over 24 timer, får du et fast beløb – diæter – per påbegyndt time. Se nærmere gennemgang af reglerne side 8-11 her.
• Beløbet er det samme i alle lande og udgør per 1.1.2025 597 kr. pr. fulde døgn. Når du skal udfylde din rejseafregning i ERP Expense, skal du der angive, hvornår du tog hjemmefra, og hvornår du var retur, så dine diæter kan udregnes.
• Diæterne skal dække dine udgifter til forplejning, småfornødenheder og lokal transport. Du behøver IKKE aflevere kvitteringer. Evt. drikkepenge skal dækkes af dine diæter og kan ikke refunderes af AAU.
• Betalte måltider vil blive fratrukket i dine diæter som følger: Morgenmad 15 pct, frokost 30 pct, middag 30 pct., fuld kost 75 pct. De sidste 25 pct. er til dækning af småfornødenheder og lokaltransport. 

Eksempel: Er du på kursus, hvor der hver dag serveres gratis frokost, skal der fratrækkes 30 pct. af dine diæter for de dage, du har modtaget frokost. Måltider fratrækkes, når du opretter dine diæter i din ERP Expense afregning, og beløbet udregnes automatisk.

• Du kan i stedet for diæter vælge kun at søge refusion for de faktiske udgifter (efter kvittering), men beløbet må ikke overstige de 75 pct. af diættaksten. Dette er en administrativ tung løsning for alle involverede, og anbefales derfor generelt ikke.

• Som udgangspunkt skal lokal transport dækkes af dine diæter. Det gælder for eksempel transport mellem hotel og kursus- eller konferencested.
• Hvis du ikke modtager diæter, kan rimelige og nødvendige udgifter til lokal transport dækkes hvis udgiften er relevant for rejsens formål og dokumenteret med kvittering. 
• Gomore.dk, Drivenow.dk og lign. må ikke benyttes i Danmark. Læs mere om deletjeneste på side 7 her.

EKSEMPEL: Du skal på kursus i København og skal overnatte på hotel – du rejser på diæter. Du flyver Aalborg – København og skal fra lufthavnen til dit hotel. De faktiske udgifter til transporten til hotellet dækkes af AAU. Transport mellem hotellet og kursusstedet er lokaltransport og skal dækkes af dine diæter. 

• Du kan ikke afholde og modtage refusion for internt fagligt møde under en tjenesterejse.

EKSEMPEL: Du er på konference med andre kolleger fra AAU, og I beslutter at spise frokost eller middag sammen for at vende faglige emner. Den udgift skal I selv dække af jeres diæter.

• Repræsentations-arrangementer skal følge de samme regler, som hvis du var hjemme. Se reglerne her. Det vil sige, der skal være et klart beskrevet repræsentativt formål med udgiften som f.eks. at promovere eller hente midler til AAU. Ved tvivl, spørg først.

EKSEMPEL: Til en konference i udlandet er i 8 kolleger fra AAU, der inviterer to kollegaer fra et andet universitet med til middag. Middagen har ikke et repræsentativt formål, så udgiften kan derfor ikke afholdes at AAU, men skal afholdes af jer hver især – for AAU deltagernes vedkommende via jeres diæter. 

EKSEMPEL: Du er til konference med eksterne samarbejdspartnere på dit forskningsprojekt, det kunne f.eks. være en virksomhed der er partner i projektet. I går ud og spiser sammen. Det kan IKKE dækkes som repræsentation, men skal betales af diæterne.

EKSEMPEL: Du deltager i en konference, hvor du har et planlagt møde med en samarbejdspartner fra en virksomhed, som er potentiel fremtidig projektpartner for AAU. I denne forbindelse inviterer du vedkommende på middag for at drøfte muligheder for samarbejde og funding. Middagen har et klart repræsentativt formål og kan derfor dækkes efter repræsentationsreglerne, forudsat at formålet dokumenteres, og der foreligger bilag. Vær opmærksom på, at dine diæter vil blive reduceret tilsvarende for det pågældende måltid.

• Du opretter en afregning i ERP Expense, hvor du indsætter de udgifter, du skal have refunderet. Du finder ERP Expense her. Find systemvejledninger her.
• Har du problemer med at tilgå ERP Expense, så husk at sikre dig, at du er logget på VPN, hvis du er udenfor AAU netværk. 
• Husk altid at vedhæfte dokumentation for udgifterne på afregningen. Gælder dog ikke i forhold til diæter, udokumenteret nattillæg og kørselsgodtgørelse. Vær opmærksom på, at en betalingskvittering, som fx en Dankortbon, ikke er tilstrækkelig dokumentation. Se 
  reglerne side 8 her.
• Når du har færdiggjort og afsendt din afregning, går den videre gennem ERP Expenses godkendelsesflow. 
• Når din afregning er endeligt godkendt, sker udbetalingen i DKK til din NemKonto. Fejler  udbetalingen, vil der blive lavet manuel udbetaling, hvilket desværre vil forsinke udbetalingen.

TIP: Har du en udenlandsk konto som din NemKonto, så undersøg om den kan modtage beløb i DKK. Læs mere om NemKonto her: www.nemkonto.dk